Customizing
Customizing bezeichnet die Anpassung eines Standard-ERP-Systems an die individuellen Prozesse und Anforderungen eines Unternehmens – überwiegend durch Einstellungen und Parametrisierung im vorhandenen Funktionsrahmen, ohne den Programmcode zu verändern.
Customizing bezeichnet das Anpassen eines Standard-ERP-Systems an die individuellen Abläufe, Strukturen und Anforderungen eines Unternehmens – und zwar überwiegend durch das Einstellen und Parametrisieren vorhandener Funktionen, nicht durch das Programmieren neuer. Statt Software von Grund auf zu entwickeln, kauft ein Unternehmen ein fertiges System und stellt es über Konfigurationsoptionen so ein, dass es die eigenen Prozesse abbildet: welche Nummernkreise gelten, wie der Auftrag zur Rechnung wird, welche Belege welche Buchungssätze auslösen, welche Felder Pflicht sind und wer welche Rechte hat.
Der Begriff stammt ursprünglich aus dem SAP-Umfeld, wird heute aber herstellerneutral für die Einrichtungs- und Anpassungsphase jedes ERP-Systems verwendet. Entscheidend ist die Idee der „Konfiguration statt Programmierung": Das System bleibt im Standard und wird über bereitgestellte Stellschrauben an das Unternehmen angepasst. Damit ist Customizing der Kern jeder ERP-Einführung – er entscheidet darüber, wie gut das System die reale Arbeit unterstützt, und zugleich darüber, wie wartbar und updatefähig es langfristig bleibt.
Auf einen Blick
- Anpassung eines Standard-ERP an eigene Prozesse – ohne Codeänderung
- „Konfiguration statt Programmierung": Einstellungen und Parameter statt Individualentwicklung
- Umfasst u. a. Nummernkreise, Belegflüsse, Felder, Rollen und Rechte, Workflows
- Grenze zur Entwicklung (Erweiterung/Modifikation) mit Bedacht ziehen – wegen Updatefähigkeit
- Zentraler Bestandteil jeder ERP-Einführung; Grundlage in Lasten- und Pflichtenheft
Was gehört zum Customizing?
Customizing umfasst alle Einstellungen, mit denen sich ein ERP innerhalb seines vorgesehenen Rahmens an ein Unternehmen anpassen lässt. Dazu zählen organisatorische Grundstrukturen wie Mandanten, Gesellschaften, Standorte und Lager, ebenso wie die Definition von Nummernkreisen für Belege, Kunden und Artikel. Auf Prozessebene wird festgelegt, wie ein Vorgang durch das System läuft: welche Belegarten es gibt, wie aus einem Angebot ein Auftrag, ein Lieferschein und schließlich eine Rechnung entsteht (Order-to-Cash), und welche Status- und Freigabeschritte dabei durchlaufen werden.
Hinzu kommen Einstellungen zu Steuersätzen und Kontenfindung, zu Preis- und Rabattlogik, zu Feldern und Pflichtangaben in Masken, zu Druckformularen und Belegvorlagen sowie zu Rollen, Benutzerrechten und Freigabe-Workflows. In vielen Systemen lassen sich außerdem Zusatzfelder, einfache Automatisierungen oder regelbasierte Abläufe ohne Programmierung einrichten. All das gehört zum Customizing im engeren Sinne, weil es die Standardfunktionen nutzt und lediglich parametrisiert.
Customizing vs. Parametrisierung
Die Begriffe Customizing und Parametrisierung werden oft synonym verwendet, meinen aber unterschiedliche Ebenen. Parametrisierung ist das reine Setzen von Werten und Schaltern in vorgesehenen Feldern – etwa einen Steuersatz oder eine Standardwährung eintragen. Customizing ist der weiter gefasste Begriff: Er schließt die Parametrisierung ein, umfasst darüber hinaus aber auch das Anlegen von Belegflüssen, Rollenmodellen, Formularen und regelbasierten Abläufen. Vereinfacht gilt: Jede Parametrisierung ist Customizing, aber nicht jedes Customizing erschöpft sich im Setzen einzelner Parameter.
Customizing im ERP-Einführungsprojekt
In einem ERP-Projekt ist das Customizing die zentrale Umsetzungsphase zwischen Konzeption und Go-Live. Grundlage sind die im Lastenheft festgehaltenen Anforderungen des Unternehmens und deren Beantwortung im Pflichtenheft. Auf dieser Basis richten Berater und Key-User das System ein, meist in einem eigenen Konfigurations- oder Testmandanten, bevor die Einstellungen in die Produktivumgebung übernommen werden. Typischerweise geschieht das iterativ: einrichten, mit realistischen Testdaten prüfen, nachjustieren.
Customizing und Datenmigration greifen dabei ineinander, denn viele Einstellungen – etwa Kontenrahmen, Nummernkreise oder Feldstrukturen – müssen stehen, bevor Stamm- und Bewegungsdaten sinnvoll übernommen werden können. Am Ende sollte ein dokumentierter, getesteter Systemstand stehen, der die vereinbarten Prozesse abbildet. Eine saubere Dokumentation des Customizings ist wichtig, weil sich spätere Anpassungen, Updates und Fehleranalysen nur nachvollziehen lassen, wenn klar ist, warum das System wie eingestellt wurde.
Wer macht das Customizing?
Customizing ist typischerweise Teamarbeit zwischen Implementierungspartner und Fachbereich. Berater bringen Systemwissen und Best Practices ein, während Key-User aus den Abteilungen die realen Prozesse kennen und beurteilen, ob eine Einstellung praxistauglich ist. Ein Teil des laufenden Customizings – etwa neue Nummernkreise, Formularanpassungen oder Rechteänderungen – wird nach dem Go-Live oft von geschulten Administratoren im Unternehmen selbst übernommen. Gerade bei Cloud- und SaaS-ERP ist das bewusst niedrigschwellig gehalten, damit Anwenderunternehmen ohne tiefes Entwicklungswissen anpassen können.
Warum Customizing wichtig ist – und wo seine Grenzen liegen
Gutes Customizing entscheidet darüber, ob ein ERP die tägliche Arbeit erleichtert oder behindert. Werden Prozesse sauber abgebildet, arbeiten Anwender schneller, machen weniger Fehler und akzeptieren das System eher. Wird zu wenig oder falsch eingestellt, entstehen Workarounds, Doppelerfassungen und Frust. Der große Vorteil des Customizings gegenüber echter Individualentwicklung: Weil der Programmkern unangetastet bleibt, bleibt das System updatefähig – Hersteller-Releases lassen sich einspielen, ohne dass Anpassungen jedes Mal neu programmiert werden müssen.
Genau hier liegt aber auch die Grenze. Nicht jede Anforderung lässt sich durch Einstellungen abdecken; für manche Sonderprozesse reicht der Standard nicht aus. Dann ist zu entscheiden, ob man den Prozess an den Standard anpasst („so wenig wie möglich, so viel wie nötig") oder das System über Programmierung erweitert. Übermäßiges, ungeplantes Anpassen führt zu einem überkomplexen, schwer wartbaren System und kann in einen faktischen Vendor-Lock-in münden. Als Faustregel gilt daher, nah am Standard zu bleiben und individuelle Anpassungen bewusst und begründet vorzunehmen.
Abgrenzung: Customizing vs. Erweiterung und Modifikation
Customizing ist von echter Softwareentwicklung abzugrenzen. Beim Customizing wird nichts programmiert – es werden nur die vom Hersteller vorgesehenen Einstellmöglichkeiten genutzt. Reicht das nicht aus, kommt eine Erweiterung ins Spiel: zusätzliche Funktionen über definierte Erweiterungspunkte, Add-ons, Plug-ins oder eigene Entwicklungen, die neben dem Standard laufen, ohne ihn zu verändern. Solche Erweiterungen sind aufwendiger als Customizing, bleiben aber meist updatefähig, weil sie den Kern nicht anfassen.
Die dritte Stufe ist die Modifikation: der direkte Eingriff in den Standard-Programmcode des Herstellers. Sie löst zwar nahezu jede Anforderung, gilt aber als kritisch, weil jede Modifikation bei einem Update erneut geprüft und oft angepasst werden muss – das treibt Wartungskosten und Risiko in die Höhe. Auch die Anbindung anderer Systeme über API, Schnittstelle oder Middleware ist streng genommen kein Customizing, sondern Integration. In der Praxis gilt die Reihenfolge: erst Prozess an den Standard anpassen, dann customizen, dann erweitern – und modifizieren nur im Ausnahmefall.
DACH-Besonderheiten und Compliance
Im DACH-Raum ist ein erheblicher Teil des Customizings von rechtlichen und steuerlichen Vorgaben getrieben. Kontenrahmen (etwa SKR 03/04), Steuerschlüssel und die Kontenfindung müssen so eingestellt werden, dass Buchungen sauber in die Finanzbuchhaltung und zur Übergabe an DATEV oder BMD laufen. Belegvorlagen und Rechnungslayouts sind an die Pflichtangaben nach Umsatzsteuerrecht sowie an die E-Rechnungsformate (XRechnung, ZUGFeRD) anzupassen. Auch Nummernkreise für Rechnungen sind so zu konfigurieren, dass jede Rechnungsnummer fortlaufend und einmalig vergeben wird (§ 14 UStG).
Hinzu kommen die Anforderungen der GoBD: Belegflüsse, Änderungsprotokolle und Berechtigungen sind so einzustellen, dass Aufzeichnungen unveränderbar, nachvollziehbar und revisionssicher bleiben. Wie ein System konkret eingerichtet wurde, gehört deshalb in die Verfahrensdokumentation, die im Rahmen einer Betriebsprüfung vorzulegen sein kann. Customizing ist im DACH-Kontext also nicht nur eine Frage der Prozesskomfort-Optimierung, sondern auch der Compliance – falsch gesetzte Einstellungen können handfeste steuerliche Folgen haben.
Praxisbeispiel
Praxisbeispiel: E-Commerce-Händler richtet sein neues ERP ein
Ein Online-Händler mit 25 Mitarbeitenden führt ein neues ERP ein, das Shop, Marktplätze und Buchhaltung zusammenführen soll. Im Customizing werden zunächst die Grundstrukturen eingerichtet: zwei Lager, getrennte Nummernkreise für Shop- und Marktplatzaufträge, der Belegfluss vom eingehenden Auftrag über Lieferschein bis zur Rechnung sowie automatische Statuswechsel, sobald der Versanddienstleister ein Paket übernimmt. Steuerschlüssel und Kontenfindung werden auf den SKR 04 abgestimmt, damit die Buchungen sauber an DATEV übergeben werden.
Für eine Besonderheit – eine kundenspezifische Bündellogik bei Sets – reicht der Standard nicht ganz aus. Statt den Code zu modifizieren, entscheidet sich das Unternehmen bewusst dafür, den Prozess leicht an den Standard anzupassen und nur eine kleine, updatefähige Erweiterung zu ergänzen. So bleibt das System schlank und lässt sich weiterhin problemlos aktualisieren. Die gesamte Konfiguration wird dokumentiert und fließt in die Verfahrensdokumentation ein.
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