ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat, das einen strukturierten XML-Datensatz nach EN 16931 in eine PDF/A-3-Datei einbettet. Der Empfänger sieht ein lesbares PDF, während Software die eingebetteten Daten automatisch verarbeitet.
ZUGFeRD ist ein hybrides Datenformat für elektronische Rechnungen, das ein für Menschen lesbares PDF-Dokument mit einem für Maschinen auswertbaren XML-Datensatz in einer einzigen Datei vereint. Technisch wird der strukturierte Rechnungsdatensatz als XML-Datei in ein PDF/A-3-Dokument eingebettet: Wer die Datei öffnet, sieht die gewohnte Rechnungsansicht, während ein Buchhaltungs- oder ERP-System zugleich die eingebetteten Daten – Rechnungsnummer, Positionen, Steuerbeträge, Zahlungsangaben – ohne manuelle Erfassung ausliest. Die Abkürzung steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland" (FeRD), das den Standard gemeinsam mit Wirtschaft und Verwaltung entwickelt hat.
Damit schlägt ZUGFeRD eine Brücke zwischen dem klassischen PDF-Versand und der rein strukturierten E-Rechnung. Ab dem Profil „EN 16931" (früher Comfort) erfüllt der eingebettete Datensatz die europäische Norm EN 16931 und gilt damit in Deutschland als vollwertige E-Rechnung im Sinne der seit 2025 geltenden B2B-Pflicht. Der Reiz des Formats liegt darin, dass Empfänger, deren Software noch keine strukturierten Daten verarbeitet, weiterhin das PDF nutzen können, während technisch weiter fortgeschrittene Partner sofort die Automatisierung ausschöpfen.
Auf einen Blick
- Hybrides Format: strukturierter XML-Datensatz eingebettet in ein PDF/A-3-Dokument
- Entwickelt vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)
- Ab Profil „EN 16931" normkonform und als E-Rechnung anerkannt
- Das französische Pendant Factur-X ist technisch identisch
- Erleichtert den Umstieg vom PDF, da die Rechnung lesbar bleibt
Wie ZUGFeRD aufgebaut ist
Der Aufbau eines ZUGFeRD-Belegs beruht auf dem Container-Format PDF/A-3, einer archivtauglichen PDF-Variante, die das Anhängen beliebiger Dateien erlaubt. In diesen Container wird eine XML-Datei mit dem strukturierten Rechnungsinhalt gelegt. Beide Teile beschreiben dieselbe Rechnung: Das sichtbare PDF ist die menschenlesbare Darstellung, das eingebettete XML die maschinenlesbare Wahrheit, die zur Verarbeitung herangezogen wird. Der XML-Anteil folgt der Syntax UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) und dem semantischen Datenmodell der EN 16931.
PDF/A-3 als Träger
PDF/A-3 ist ein ISO-genormtes Langzeitarchivformat, das speziell zum Einbetten zusätzlicher Dateien vorgesehen ist. Dadurch bleibt die Rechnung als ein einziges Dokument bestehen, das sowohl angezeigt als auch revisionssicher archiviert werden kann. Weil PDF und Daten untrennbar in derselben Datei liegen, entfällt das Risiko, dass Bild und Datensatz auseinanderlaufen.
Der eingebettete XML-Datensatz
Der XML-Datensatz enthält alle rechnungsrelevanten Felder in klar definierter Struktur. Beim Empfang liest die Software zuerst das XML aus; das PDF dient nur der Anzeige und als Rückfallebene. Maßgeblich für die Verbuchung ist stets der strukturierte Datensatz – nicht das sichtbare Layout.
Die ZUGFeRD-Profile
ZUGFeRD kennt mehrere Profile, die sich im Umfang der enthaltenen strukturierten Daten unterscheiden. Sie reichen von einem reinen Minimaldatensatz bis zu einem vollständigen, normkonformen Rechnungsmodell. Das Profil entscheidet darüber, ob ein Beleg rechtlich als E-Rechnung anerkannt wird und wie weit er sich automatisiert verarbeiten lässt.
Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten nur wenige Kopfdaten ohne vollständige Positionen und erfüllen die EN 16931 nicht – sie eignen sich etwa für Buchungshilfen, nicht als vollwertige Rechnung. Ab dem Profil BASIC sind Positionsdaten enthalten; das Profil EN 16931 (Comfort) bildet den vollständigen Kern der Norm ab und ist das praktisch relevante Profil für die B2B-E-Rechnung. Das Profil EXTENDED ergänzt zusätzliche Felder für komplexe Branchen- und Konzernanforderungen. Für die deutsche Verwaltung existiert zudem das Profil XRECHNUNG, das die nationale Ausprägung der Norm im ZUGFeRD-Container transportiert.
Versionen und das Verhältnis zu Factur-X
ZUGFeRD hat sich über mehrere Versionen entwickelt. Version 1.0 war noch nicht an die EN 16931 angelehnt; erst ab Version 2.0 und der breit eingesetzten Version 2.1 folgt das Format der europäischen Norm und ist damit für die E-Rechnungspflicht geeignet. Die aktuellen 2.x-Versionen sind untereinander weitgehend kompatibel und lösen die überholte Version 1.0 vollständig ab.
ZUGFeRD und Factur-X sind dasselbe
Deutschland und Frankreich haben ihre Hybridformate harmonisiert: Das französische Factur-X ist ab ZUGFeRD 2.x technisch identisch mit ZUGFeRD und verwendet dieselbe Datenstruktur. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist damit zugleich eine gültige Factur-X-Rechnung und umgekehrt – ein Vorteil für Unternehmen mit deutsch-französischem Geschäft, die nur ein Format erzeugen müssen.
ZUGFeRD im ERP-System
Im ERP-System ist ZUGFeRD sowohl auf der Ausgangs- als auch auf der Eingangsseite ein Thema. Beim Rechnungsausgang erzeugt das System aus dem Verkaufsbeleg automatisch eine ZUGFeRD-Datei: Es rendert das PDF, generiert parallel den XML-Datensatz aus den ohnehin gepflegten Stammdaten – Debitor, Positionen, Steuerschlüssel, Zahlungsbedingungen – und bettet ihn in das PDF/A-3 ein. Weil beide Bestandteile aus derselben Datenquelle stammen, entsteht die E-Rechnung ohne Doppelerfassung, sofern die Steuerlogik korrekt hinterlegt ist.
Auf der Eingangsseite liegt der größere Effizienzhebel: Eingehende ZUGFeRD-Rechnungen werden automatisch eingelesen, den offenen Bestellungen zugeordnet und im Freigabeworkflow gegen Bestellung und Wareneingang geprüft. Die Übergabe an die Finanzbuchhaltung oder den Steuerberater erfolgt weitgehend ohne manuelle Erfassung. Entscheidend ist die revisionssichere Archivierung: Die Datei muss im Originalformat unveränderbar aufbewahrt werden, damit die Verarbeitung GoBD-konform bleibt. Viele ERP-Systeme bilden das über ein integriertes Belegarchiv und eine DATEV-Schnittstelle ab.
Abgrenzung: ZUGFeRD vs. XRechnung und E-Rechnung
ZUGFeRD und XRechnung sind zwei Umsetzungen derselben Norm EN 16931, unterscheiden sich aber im Format. XRechnung ist ein reines XML-Format ohne sichtbare Darstellung und der vorgeschriebene Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. ZUGFeRD ist hybrid und kombiniert PDF und XML – dadurch ist es besonders im B2B beliebt, weil der Empfänger die Rechnung auch ohne spezielle Software lesen kann. Beide gelten ab dem passenden Profil als E-Rechnung; „E-Rechnung" ist der Oberbegriff für jede normkonforme, strukturierte Rechnung, ZUGFeRD und XRechnung sind konkrete Ausprägungen davon.
Zu beachten ist, dass nicht jede ZUGFeRD-Datei automatisch eine gültige E-Rechnung ist: Die schlanken Profile MINIMUM und BASIC WL erfüllen die Norm nicht. Umgekehrt kann derselbe Beleg von einem Partner als PDF „gelesen" und von einem anderen vollständig automatisiert verbucht werden – genau darin liegt der Übergangscharakter des Formats. Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.
Praxisbeispiel
Beispiel: Mittelständler stellt Ausgangsrechnungen auf ZUGFeRD um
Ein Hersteller von Gastronomiebedarf beliefert überwiegend Geschäftskunden und verschickte bisher PDF-Rechnungen per E-Mail. Zur Erfüllung der E-Rechnungspflicht stellt er im ERP das Ausgangsformat auf ZUGFeRD im Profil EN 16931 um. Für die Kunden ändert sich optisch nichts – sie erhalten weiterhin eine lesbare PDF-Rechnung, deren eingebettete XML-Daten moderne Empfängersysteme nun aber automatisch verbuchen. Kunden aus dem öffentlichen Sektor, die reine XRechnung verlangen, werden über eine Formularregel gesondert bedient.
Parallel aktiviert das Unternehmen den ZUGFeRD-Eingang: Lieferantenrechnungen werden automatisch eingelesen, den offenen Bestellungen zugeordnet und im Freigabeworkflow geprüft. Die Belege landen revisionssicher im Archiv und werden monatlich über die DATEV-Schnittstelle an die Kanzlei übergeben. Ergebnis: weniger Abtipparbeit, schnellere Skontonutzung und eine durchgängig prüfbare, GoBD-konforme Ablage – ohne dass Kunden ihre Prozesse umstellen müssen.
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