E-Rechnungspflicht 2025–2028: Fahrplan & To-dos

Die wichtigste Antwort zuerst: Die E-Rechnungspflicht 2025 betrifft in Deutschland zunächst nur den Empfang. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen im strukturierten Format annehmen und verarbeiten können. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, kommt gestaffelt: ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für alle. Dieser Fahrplan zeigt dir herstellerneutral, welche Fristen gelten, welche Formate zählen und was du – vor allem in deinem ERP-System – jetzt vorbereiten solltest.

Was die E-Rechnungspflicht 2025 überhaupt meint

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist keine PDF-Datei. Eine PDF ist ein bildhaftes Abbild und maschinell nicht sauber auslesbar. Gemeint ist ein strukturierter Datensatz in einem definierten Format, das eine automatische Verarbeitung ohne Medienbruch erlaubt. Rechtlich maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931, die vorgibt, welche Datenfelder eine Rechnung enthalten muss und wie sie technisch strukturiert sind.

Wichtig zur Einordnung: Die Pflicht gilt für inländische B2B-Umsätze zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen. Rechnungen an Endverbraucher (B2C), Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und bestimmte steuerfreie Umsätze sind vorerst ausgenommen. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) besteht ohnehin schon länger eine E-Rechnungspflicht.

Der Fahrplan 2025 bis 2028 im Überblick

Der Gesetzgeber staffelt die Pflichten über mehrere Jahre. Entscheidend ist, sauber zwischen Empfang und Ausstellung zu trennen – hier entstehen die meisten Missverständnisse.

Der praktische Kern: Seit 2025 kannst du dich nicht mehr darauf verlassen, weiterhin nur PDFs zu bekommen. Ein Lieferant darf dir bereits heute eine E-Rechnung schicken, und du musst sie verarbeiten können – unabhängig von deiner Unternehmensgröße. Die eigene Ausstellung ist die zweite Stufe, die du je nach Umsatz bis 2027 oder 2028 fertig haben musst.

Welche Formate zählen: XRechnung, ZUGFeRD und Peppol

Innerhalb der Norm EN 16931 haben sich in Deutschland zwei Formate durchgesetzt. Beide sind zulässig – die Wahl hängt von deinen Prozessen und Empfängern ab.

XRechnung – der reine XML-Standard

Die XRechnung ist ein rein strukturierter XML-Datensatz ohne visuelle Komponente. Sie ist der Standard im Behördenumfeld (B2G) und maschinell direkt verarbeitbar. Ohne passende Software ist eine XRechnung für Menschen kaum lesbar – das ist gewollt, denn sie ist für die Maschine gemacht.

ZUGFeRD – das hybride Format

ZUGFeRD kombiniert beides: Es ist eine PDF/A-3-Datei mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Der Mensch sieht die gewohnte Rechnungsansicht, die Software liest das strukturierte XML. Für den Übergang ist das komfortabel, weil dieselbe Datei für automatisierte und manuelle Verarbeitung taugt. Ab Profil „EN 16931" (bzw. „Comfort") erfüllt ZUGFeRD die gesetzlichen Anforderungen.

Peppol – der Übertragungsweg

Peppol ist kein Rechnungsformat, sondern ein sicheres europäisches Netzwerk zum Austausch elektronischer Belege über sogenannte Access Points. Viele ERP- und Buchhaltungssysteme nutzen Peppol, um E-Rechnungen standardisiert und grenzüberschreitend zu versenden. Format (XRechnung/ZUGFeRD) und Transportweg (Peppol, E-Mail, Portal) sind zwei getrennte Entscheidungen.

Was du jetzt konkret tun solltest

Auch wenn deine Ausstellungspflicht erst 2027 oder 2028 greift: Der Empfang ist seit 2025 Pflicht, und die Umstellung braucht Vorlauf. Diese Schritte gehören auf deine To-do-Liste.

• Empfang sicherstellen. Richte einen definierten Eingangskanal ein (z. B. eine dedizierte E-Mail-Adresse oder ein Peppol-Zugang) und prüfe, ob dein System XRechnung und ZUGFeRD einlesen kann.
• Umsatzgrenze prüfen. Lag dein Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, gilt deine Ausstellungspflicht bereits ab 2027 – nicht erst 2028.
• Stammdaten aufräumen. Vollständige und korrekte Stammdaten sind Pflicht: Leitweg-IDs, Steuernummern, IBAN, Einheiten und Steuerschlüssel müssen sauber gepflegt sein, sonst wird die E-Rechnung fehlerhaft.
• Rechnungsausgang testen. Erzeuge Testrechnungen im Zielformat und lass sie validieren, bevor die Pflicht greift.
• Archivierung klären. E-Rechnungen unterliegen der GoBD und müssen revisionssicher im Originalformat aufbewahrt werden – ein Ausdruck genügt nicht.
• Prozesse dokumentieren. Halte den neuen Rechnungsworkflow in deiner Verfahrensdokumentation fest.

Die Rolle des ERP-Systems

Die E-Rechnung ist im Kern ein Datenthema – und damit ein ERP-Thema. Denn Rechnungen entstehen aus deinen Aufträgen, Artikeln und Kundendaten. Ein modernes ERP-System erzeugt die strukturierten Formate direkt aus dem Auftragsabwicklungs-Prozess, ohne dass du Daten doppelt erfasst.

Prüfe bei jedem Kandidaten oder deinem Bestandssystem drei Dinge: Kann es E-Rechnungen im Format nach EN 16931 nativ ausstellen, kann es eingehende XRechnung/ZUGFeRD automatisch einlesen und buchen, und unterstützt es den gewünschten Übertragungsweg (Peppol, E-Mail, Portal)? Viele Systeme decken das ab Werk ab, andere nur über Zusatzmodule oder eine Schnittstelle zu einem Rechnungsdienstleister.

Wenn du ohnehin vor einer Systementscheidung stehst, lohnt der Blick ins ERP-Verzeichnis: Handels- und Cloud-Systeme wie xentral, weclapp oder Odoo behandeln die E-Rechnung heute als Standardfunktion. Für die technische Anbindung an Peppol-Access-Points oder Buchhaltungssoftware hilft eine saubere Integration – gerade dann, wenn Shop, Versand und Finanzbuchhaltung sauber ineinandergreifen sollen. Nutze den ERP-Vergleich, um Kandidaten gezielt auf ihre E-Rechnungsfähigkeit abzuklopfen.

Ein Blick über die Grenze: Österreich und Schweiz

Die deutsche Staffelung gilt nicht automatisch für den ganzen DACH-Raum – wer grenzüberschreitend fakturiert, muss differenzieren.

• Österreich: Für Lieferungen an den Bund besteht bereits seit Jahren eine E-Rechnungspflicht über das Portal USP bzw. das Peppol-Netzwerk. Eine flächendeckende B2B-Pflicht wie in Deutschland ist Stand 2026 nicht in gleicher Form in Kraft – die EU-weite Initiative „VAT in the Digital Age" (ViDA) wird das Thema aber mittelfristig weiter vereinheitlichen.
• Schweiz: Als Nicht-EU-Land folgt die Schweiz eigenen Regeln. Im Zahlungsverkehr dominiert die QR-Rechnung, die die frühere Einzahlungsscheine abgelöst hat. Eine EN-16931-Pflicht besteht nicht, gegenüber der öffentlichen Verwaltung des Bundes wird jedoch elektronisch fakturiert.

Für konkrete Fristen im jeweiligen Land und deine steuerliche Situation ist im Zweifel dein Steuerberater die richtige Adresse – dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht 2025 ist keine ferne Zukunftsmusik, sondern längst Realität: Empfangen musst du strukturierte Rechnungen schon heute. Die eigene Ausstellung folgt gestaffelt 2027 und 2028, abhängig von deinem Vorjahresumsatz. Wer die Umstellung als reines Formatproblem abtut, unterschätzt sie – tatsächlich hängen Stammdatenqualität, Buchungsprozesse und revisionssichere Archivierung mit dran. Der pragmatische Weg: Empfang jetzt absichern, dein ERP auf native Ausstellung und Peppol-Anbindung prüfen und die verbleibende Übergangszeit für saubere Tests nutzen. Dann wird aus einer Pflicht ein Effizienzgewinn, weil automatisierte Rechnungsprozesse Aufwand und Fehler dauerhaft senken.