Auftragsdurchlaufzeit
Die Auftragsdurchlaufzeit ist die Zeitspanne vom Eingang eines Kundenauftrags bis zu dessen vollständiger Auslieferung. Sie ist eine zentrale Kennzahl für Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit der Auftragsabwicklung und setzt sich aus Bearbeitungs-, Liege- und Transportzeiten zusammen.
Die Auftragsdurchlaufzeit ist die Zeitspanne, die ein Kundenauftrag vom Eingang im Unternehmen bis zur vollständigen Auslieferung durchläuft. Sie misst, wie lange die operative Auftragsabwicklung tatsächlich dauert, und gilt als eine der wichtigsten Kennzahlen für die Servicequalität im Vertrieb. Anders als die reine Bearbeitungszeit umfasst die Durchlaufzeit auch alle Warte- und Liegezeiten zwischen den Arbeitsschritten – vom Moment der Bestellung über Prüfung, Freigabe, Kommissionierung und Verpackung bis zur Übergabe an den Versanddienstleister.
Gemessen wird die Auftragsdurchlaufzeit üblicherweise in Kalendertagen, Arbeitstagen oder – bei hochautomatisierten Prozessen im E-Commerce – in Stunden. Sie ist eine Prozesskennzahl: Je kürzer und stabiler die Durchlaufzeit, desto schneller wird aus einem Auftrag eine Lieferung, desto geringer sind die gebundenen Kapazitäten und desto verlässlicher lässt sich dem Kunden ein Liefertermin zusagen. Im ERP-System entsteht die Kennzahl automatisch aus den Zeitstempeln der Belegkette – vom Auftragsdatum bis zum Warenausgang – und macht Engpässe entlang des gesamten Ablaufs sichtbar.
Auf einen Blick
- Zeitspanne vom Auftragseingang bis zur Auslieferung
- Summe aus Bearbeitungs-, Liege- und Transportzeiten – Liegezeiten sind meist der größte Hebel
- Kennzahl für Geschwindigkeit und Verlässlichkeit der Auftragsabwicklung
- Im ERP automatisch aus Belegzeitstempeln messbar (Auftrag → Warenausgang)
- Kurze, stabile Durchlaufzeit = kürzere Lieferzeitzusage und weniger gebundenes Kapital
Woraus sich die Auftragsdurchlaufzeit zusammensetzt
Die Auftragsdurchlaufzeit ist keine einzelne Tätigkeit, sondern die Summe aller Zeitanteile, die ein Auftrag von der Annahme bis zum Versand durchläuft. Grob lassen sich drei Blöcke unterscheiden: Bearbeitungszeiten (Erfassung, Prüfung, Kommissionierung, Verpackung), Liege- und Wartezeiten (Auftrag wartet auf Freigabe, auf Ware, auf einen freien Kommissionierer) und Transport- bzw. Übergabezeiten bis zur Auslieferung. In der Praxis entfällt der weitaus größte Teil der Durchlaufzeit nicht auf die eigentliche Wertschöpfung, sondern auf Liegezeiten – hier steckt entsprechend der größte Optimierungshebel.
Der genaue Startpunkt sollte klar definiert sein: Zählt der Zeitstempel des Bestelleingangs, der der Auftragsbestätigung oder der Freigabe? Ebenso der Endpunkt: der Warenausgang aus dem Lager oder erst die Zustellung beim Kunden. Erst eine einheitliche Definition macht Messungen über Zeiträume und Standorte hinweg vergleichbar.
Bearbeitungszeit versus Liegezeit
Die Bearbeitungszeit ist die aktive Arbeit am Auftrag – sie lässt sich durch Automatisierung und eingespielte Abläufe senken, ist aber oft schon gering. Die Liegezeit dagegen entsteht durch Warten: auf manuelle Freigaben, auf nicht vorrätige Artikel, auf Batch-Läufe oder auf Kapazität im Lager. Weil Liegezeiten in vielen Betrieben 80 Prozent und mehr der Durchlaufzeit ausmachen, bringt ihre Reduktion – etwa durch automatische Freigaben oder bessere Disposition – meist deutlich mehr als das Beschleunigen einzelner Handgriffe.
Auftragsdurchlaufzeit berechnen
Für einen einzelnen Auftrag gilt schlicht: Durchlaufzeit = Zeitpunkt der Auslieferung minus Zeitpunkt des Auftragseingangs. Aussagekräftig wird die Kennzahl jedoch erst als Mittelwert über viele Aufträge, ergänzt um Streuungsmaße. Neben dem Durchschnitt lohnt der Blick auf Median und Perzentile (z. B. 95 %), weil einzelne Ausreißer den Mittelwert verzerren. Eine niedrige, aber stark schwankende Durchlaufzeit ist für die Liefertermintreue oft schlechter als eine etwas höhere, aber sehr stabile.
Warum die Auftragsdurchlaufzeit wichtig ist
Die Auftragsdurchlaufzeit übersetzt die Leistungsfähigkeit der internen Abläufe direkt in ein Kundenerlebnis: Sie bestimmt, wie schnell bestellte Ware ankommt, und damit maßgeblich die Zufriedenheit und die Zusagegenauigkeit von Lieferterminen. Im E-Commerce ist eine kurze Durchlaufzeit ein unmittelbarer Wettbewerbsvorteil, im B2B häufig ein hartes Kriterium in Ausschreibungen und Rahmenverträgen. Wer verlässlich schnell liefert, gewinnt Folgeaufträge und reduziert Rückfragen zum Auftragsstatus.
Betriebswirtschaftlich wirkt die Durchlaufzeit zudem auf Kapitalbindung und Kosten. Jeder Tag, den ein Auftrag im Prozess liegt, bindet Bestände, Fläche und Personal, ohne Umsatz zu realisieren – die Ware ist reserviert, aber noch nicht fakturiert. Eine kürzere Durchlaufzeit beschleunigt den Order-to-Cash-Zyklus, verbessert den Cashflow und macht das Unternehmen skalierbarer: Bei schwankendem Auftragsvolumen federt ein schlanker, kurzer Prozess Spitzen ab, statt in Rückstände zu geraten.
Auftragsdurchlaufzeit im ERP-System messen und steuern
Ein ERP-System ist die natürliche Datenquelle für die Auftragsdurchlaufzeit, weil jeder Prozessschritt einen Beleg mit Zeitstempel erzeugt. Aus dem Auftragsdatum, den Statuswechseln und dem Zeitpunkt des Warenausgangs berechnet das System die Durchlaufzeit ohne manuelle Erfassung. Über Auswertungen und Dashboards lässt sich die Kennzahl nach Kanal, Lager, Artikelgruppe oder Kundensegment aufschlüsseln, sodass sichtbar wird, welche Aufträge den Schnitt nach oben ziehen.
Zur Steuerung kombinieren ERP-Systeme die Messung mit den Hebeln der Ausführung: Eine Verfügbarkeitsprüfung in Echtzeit verhindert Wartezeiten auf fehlende Ware, automatische Auftragsfreigaben eliminieren Liegezeiten in Genehmigungsschleifen, und eine optimierte Kommissionierung verkürzt die Bearbeitung im Lager. Aufträge aus Shop, Marktplatz oder EDI laufen über eine API automatisiert ein und starten den Prozess ohne Abtippen. So wird die Auftragsdurchlaufzeit nicht nur gemessen, sondern aktiv gesenkt.
Typische Engpässe erkennen
Weil das ERP jeden Statuswechsel protokolliert, lassen sich die Zeitanteile einzelner Schritte gegenüberstellen. Häufige Engpässe sind manuelle Bonitäts- oder Preisfreigaben, nicht vorrätige Artikel, die auf Beschaffung warten, sowie Batch-Prozesse, die nur ein- oder zweimal täglich laufen. Wird sichtbar, dass ein Auftrag im Schnitt Stunden auf die Freigabe und Minuten auf die Kommissionierung wartet, ist klar, wo die Optimierung ansetzen muss.
Abgrenzung: Durchlaufzeit, Lieferzeit und Lieferfähigkeit
Die Auftragsdurchlaufzeit wird oft mit der Lieferzeit gleichgesetzt, meint aber genau genommen die interne Prozesszeit vom Auftragseingang bis zum Warenausgang. Die Lieferzeit aus Kundensicht schließt zusätzlich die Transportzeit des Versanddienstleisters bis zur Zustellung ein. Je nachdem, ob man den Endpunkt beim Warenausgang oder bei der Zustellung setzt, fallen beide Größen zusammen oder auseinander – deshalb ist die klare Definition der Messpunkte entscheidend.
Von der Lieferfähigkeit ist die Durchlaufzeit ebenfalls zu unterscheiden: Lieferfähigkeit beschreibt, ob ein Artikel überhaupt sofort ab Lager bereitgestellt werden kann, die Durchlaufzeit hingegen, wie lange die Abwicklung eines konkreten Auftrags dauert. Auch von der Durchlaufzeit in der Produktion – der Zeit zur Fertigung eines Erzeugnisses – grenzt sich der Begriff ab: Die Auftragsdurchlaufzeit betrifft den vertrieblichen Erfüllungsprozess, nicht die Fertigung. In der Praxis überlagern sich die Größen, wenn Ware erst beschafft oder gefertigt werden muss – dann verlängert die Wiederbeschaffungs- oder Fertigungszeit die gesamte Auftragsdurchlaufzeit.
Praxisbeispiel
Beispiel: Handelsunternehmen senkt die Auftragsdurchlaufzeit
Ein B2B-Händler für Betriebsbedarf sagte Kunden pauschal „Lieferung in 3–5 Tagen" zu, hielt diese Spanne aber nur bei rund 70 Prozent der Aufträge ein. Eine Auswertung im ERP zeigte, dass die durchschnittliche Auftragsdurchlaufzeit bei 2,8 Tagen lag – der Median jedoch bei nur 1 Tag. Wenige Aufträge mit langer Liegezeit zogen den Schnitt nach oben: Sie warteten auf eine manuelle Preisfreigabe im Vertrieb, die nur einmal täglich bearbeitet wurde.
Nach Einführung automatischer Freigaben für Aufträge innerhalb hinterlegter Preis- und Kreditgrenzen sank die durchschnittliche Durchlaufzeit auf 1,2 Tage, und die Streuung ging deutlich zurück. Weil die Ausreißer entfielen, konnte das Unternehmen die Lieferzusage auf „in der Regel am nächsten Werktag" verschärfen – ohne mehr Personal. Die Termintreue stieg auf über 95 Prozent, und die Zahl der Statusanfragen im Kundenservice halbierte sich.
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