Backup
Ein Backup ist eine zusätzliche Kopie von Daten, die getrennt vom Original gespeichert wird, um sie nach Ausfall, Fehler oder Angriff wiederherstellen zu können. Im ERP-Kontext sichert das Backup Datenbank, Belege und Konfiguration, damit ein Unternehmen bei Störungen ohne Datenverlust weiterarbeiten kann.
Ein Backup ist eine Sicherungskopie von Daten, die bewusst getrennt vom Original aufbewahrt wird, damit sich der ursprüngliche Zustand nach einem Datenverlust wiederherstellen lässt. Der Auslöser für einen Verlust kann vielfältig sein: ein defekter Datenträger, ein versehentlich gelöschter Datensatz, ein fehlerhaftes Update, ein Verschlüsselungsangriff (Ransomware) oder ein Brand im Rechenzentrum. Ein Backup beantwortet die Frage „Wie komme ich an meine Daten zurück, wenn das laufende System sie nicht mehr hergibt?" – und ist damit die Lebensversicherung jeder digitalen Geschäftsanwendung.
Im ERP-Umfeld hat das Backup besondere Bedeutung, weil das ERP-System die zentrale Datenbasis eines Unternehmens hält: Artikelstamm, Kunden- und Lieferantenstamm, offene Aufträge, Bestände, Belege und Buchungen. Fällt diese Datenbasis unwiederbringlich aus, steht der Betrieb still – keine Bestellungen, keine Rechnungen, keine Auslieferung. Eine geprüfte, regelmäßig laufende Datensicherung stellt sicher, dass ein Unternehmen nach einem Zwischenfall in überschaubarer Zeit und mit möglichst wenig Datenverlust wieder handlungsfähig ist.
Auf einen Blick
- Backup = zusätzliche, getrennt gespeicherte Kopie von Daten für die Wiederherstellung
- Schützt vor Hardware-Defekt, Bedienfehler, fehlerhaftem Update und Ransomware
- Zentrale Kennzahlen: RPO (maximaler Datenverlust) und RTO (Wiederanlaufzeit)
- Bewährte Regel: 3 Kopien, 2 Medien, 1 Kopie außer Haus (3-2-1)
- Ein Backup ist erst so viel wert wie sein getesteter Restore
Wie ein Backup funktioniert: Sicherung und Wiederherstellung
Ein Backup entsteht, indem eine Software den aktuellen Datenbestand ausliest und als Kopie an einen zweiten Ort schreibt – auf einen anderen Server, ein Speichersystem im Netzwerk, ein Bandlaufwerk oder in einen Cloud-Speicher. Damit die Kopie nicht sofort veraltet, wird sie in festen Abständen wiederholt: oft täglich, bei kritischen Systemen mehrmals pro Stunde. Der eigentliche Zweck zeigt sich erst beim Gegenstück, der Wiederherstellung (Restore): Aus der gesicherten Kopie wird der verlorene Zustand zurückgespielt, ganz oder in Teilen.
Technisch unterscheidet man mehrere Sicherungsarten. Ein Vollbackup kopiert jedes Mal den gesamten Datenbestand – vollständig, aber speicher- und zeitintensiv. Ein inkrementelles Backup sichert nur die Änderungen seit der letzten Sicherung, ein differenzielles Backup die Änderungen seit dem letzten Vollbackup. In der Praxis kombiniert man diese Arten: ein wöchentliches Vollbackup als Basis, dazwischen tägliche inkrementelle Läufe. So bleibt der Speicherbedarf beherrschbar, ohne dass die Datenlücke zu groß wird.
RPO und RTO: die zwei entscheidenden Kennzahlen
Wie gut eine Sicherung ist, misst man an zwei Werten. Das Recovery Point Objective (RPO) beschreibt, wie viel Datenverlust maximal tolerierbar ist – bei einem täglichen Backup bis zu 24 Stunden Arbeit. Das Recovery Time Objective (RTO) gibt an, wie lange die Wiederherstellung dauern darf, bis das System wieder läuft. Beide Werte leiten sich aus dem Geschäftsrisiko ab: Ein Onlineshop mit tausenden Bestellungen pro Tag braucht einen deutlich kleineren RPO als ein Betrieb, der nur monatlich fakturiert.
Backup-Strategie: die 3-2-1-Regel
Eine einzelne Kopie am selben Ort wie das Original schützt kaum – ein Brand, Diebstahl oder Verschlüsselungsangriff erwischt beide zugleich. Als Faustregel hat sich deshalb die 3-2-1-Strategie etabliert: mindestens drei Kopien der Daten, auf zwei unterschiedlichen Medientypen, davon eine Kopie außer Haus (offsite). So bleibt selbst bei einem Totalausfall des Standorts eine intakte Kopie erreichbar. Moderne Varianten ergänzen die Regel um eine „unveränderliche" (immutable) Kopie, die auch ein Angreifer mit Administratorrechten nicht überschreiben oder löschen kann – ein wirksamer Schutz gegen Ransomware.
Zur Strategie gehört ebenso die Aufbewahrungsdauer (Retention): Wie viele Generationen einer Sicherung werden vorgehalten? Ein häufiger Fehler ist, nur die jüngste Kopie zu behalten. Wird ein Fehler – etwa ein fehlerhafter Import oder eine schleichende Datenverfälschung – erst nach Tagen bemerkt, sind bereits alle Sicherungen mit dem Fehler überschrieben. Eine gestaffelte Retention (täglich für zwei Wochen, wöchentlich für einige Monate, monatlich für ein Jahr) hält auch ältere, saubere Stände verfügbar.
Backup im ERP-System
Bei einem ERP wird nicht nur eine einfache Dateiablage gesichert, sondern eine laufende Datenbank mit tausenden verknüpften Datensätzen. Deshalb muss ein ERP-Backup konsistent sein: Alle zusammengehörigen Buchungen, Bestände und Belege müssen den Stand desselben Zeitpunkts abbilden, sonst entsteht beim Restore ein widersprüchlicher Datenbestand. Datenbanksysteme lösen das über konsistente Snapshots oder über eine kontinuierliche Sicherung des Transaktionsprotokolls, mit der sich der Zustand auf nahezu jede Sekunde zurückspielen lässt.
Wie das Backup organisiert ist, hängt stark vom Betriebsmodell ab. Bei einem Cloud-ERP im SaaS-Modell übernimmt der Anbieter die technische Sicherung im Rechenzentrum; Umfang, RPO, Aufbewahrung und die Möglichkeit einer Einzelwiederherstellung stehen dann in den Vertrags- und SLA-Bedingungen. Bei einer On-Premise-Installation oder eigenem Hosting liegt die Verantwortung beim Unternehmen selbst – inklusive Planung, Durchführung und regelmäßiger Restore-Tests. In beiden Fällen sollte klar geregelt sein, wer im Ernstfall wie schnell welche Daten zurückholt.
Abgrenzung: Backup vs. Disaster Recovery vs. Hochverfügbarkeit
Diese drei Begriffe werden oft verwechselt. Ein Backup ist die Datenkopie, aus der sich Verlorenes zurückholen lässt. Disaster Recovery ist der umfassendere Notfallplan, der beschreibt, wie der gesamte Betrieb nach einem größeren Ausfall wieder anläuft – Backups sind darin ein Baustein, aber auch Ersatzhardware, Zuständigkeiten und Abläufe gehören dazu. Hochverfügbarkeit (verankert in einer Verfügbarkeit-SLA) verhindert Ausfälle dagegen durch Redundanz im laufenden Betrieb, ist aber kein Ersatz für ein Backup: Ein gelöschter oder verschlüsselter Datensatz wird sonst nur zuverlässig auf alle Knoten gespiegelt.
Warum Backups im DACH-Raum auch rechtlich zählen
Datensicherung ist nicht nur technische Vorsicht, sondern berührt gesetzliche Pflichten. Die GoBD verlangen, dass steuerlich relevante Daten und Belege über die gesetzliche Aufbewahrungspflicht hinweg verfügbar, lesbar und unverändert bleiben – ohne verlässliche Sicherung ist das nicht darstellbar. Ein Backup allein erfüllt die Anforderung an Revisionssicherheit zwar noch nicht (dafür braucht es zusätzlich Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit), ist aber die Grundvoraussetzung, überhaupt an ältere Belegstände zu gelangen.
Hinzu kommt der Datenschutz: Nach DSGVO gehört die Fähigkeit, personenbezogene Daten nach einem Zwischenfall rasch wiederherzustellen, ausdrücklich zu den technischen Schutzmaßnahmen. Gleichzeitig müssen Backups mit personenbezogenen Daten selbst geschützt (etwa verschlüsselt) und in die Löschkonzepte einbezogen werden. Wer Datensicherung sauber dokumentiert, zahlt das doppelt zurück – im Ernstfall als schnelle Wiederherstellung und gegenüber Prüfern als belegte Sorgfalt.
Der wichtigste Grundsatz: Restore testen
Der häufigste und teuerste Backup-Fehler ist, sich auf ungeprüfte Sicherungen zu verlassen. Ein Backup, das nie zurückgespielt wurde, ist nur eine Vermutung: Bänder können unlesbar, Cloud-Kopien unvollständig, Datenbank-Dumps beschädigt sein – und das fällt erfahrungsgemäß genau im Notfall auf, wenn es zu spät ist. Erst der erfolgreiche Restore in einer Testumgebung beweist, dass die Sicherung funktioniert und die Wiederherstellung innerhalb der geplanten RTO gelingt.
Ein belastbares Backup-Konzept umfasst deshalb regelmäßige, protokollierte Wiederherstellungstests, eine Überwachung, die fehlgeschlagene Sicherungsläufe sofort meldet, und eine klare Verantwortlichkeit. Für ERP-Systeme empfiehlt sich, den Restore mindestens einmal jährlich vollständig durchzuspielen und die Ergebnisse zu dokumentieren – das schafft im Ernstfall Ruhe und ist zugleich Teil einer sauberen Verfahrensdokumentation.
Praxisbeispiel
Beispiel: Ransomware trifft einen Onlinehändler
Ein mittelständischer Onlinehändler mit rund 300 Bestellungen pro Tag betreibt sein ERP im eigenen Hosting. An einem Montagmorgen sind sämtliche Server verschlüsselt, eine Lösegeldforderung erscheint. Das laufende System ist nicht mehr nutzbar, und die auf demselben Netzwerk liegenden Sicherungen wurden vom Angreifer ebenfalls verschlüsselt – bis auf eine unveränderliche Kopie, die nächtlich in einen getrennten Cloud-Speicher geschrieben wurde.
Aus dieser Offsite-Kopie spielt der Dienstleister das ERP auf Ersatzhardware zurück. Weil das letzte saubere Backup von 2 Uhr nachts stammt, gehen nur die Aufträge des laufenden Vormittags verloren (RPO ~7 Stunden), die aus den Marktplatz-Bestätigungen rekonstruiert werden. Nach gut einem halben Tag ist das System wieder produktiv (RTO). Ohne die getrennte, unveränderliche Kopie und die zuvor getesteten Restore-Abläufe hätte der Ausfall Tage gedauert – oder Daten wären endgültig verloren gewesen.
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