DATEV-Schnittstelle
Die DATEV-Schnittstelle ist die standardisierte Export-/Import-Verbindung, über die ein ERP- oder Buchhaltungssystem steuerrelevante Daten – vor allem Buchungssätze, Debitoren- und Kreditorenkonten sowie Belege – im DATEV-Format an die Kanzleisoftware der DATEV eG übergibt.
Die DATEV-Schnittstelle ist eine standardisierte Export-/Import-Verbindung, über die ein ERP- oder Buchhaltungssystem steuerlich relevante Daten – vor allem Buchungssätze, Debitoren- und Kreditorenkonten sowie Belege – im DATEV-Format an die Software der DATEV eG übergibt, mit der Steuerberater und Kanzleien in der DACH-Region arbeiten. Sie ist damit die Brücke zwischen dem operativen System des Unternehmens und der Finanzbuchhaltung beim externen Berater.
Der Sinn dahinter: Viele mittelständische Unternehmen und Onlinehändler erfassen Aufträge, Rechnungen und Zahlungen in ihrem ERP, überlassen die eigentliche Buchführung und den Jahresabschluss aber der Steuerkanzlei. Ohne Schnittstelle müsste die Kanzlei jeden Beleg manuell nachbuchen. Die DATEV-Schnittstelle automatisiert diese Übergabe: Sie exportiert die im ERP entstandenen Buchungen strukturiert und maschinenlesbar, sodass der Berater sie ohne erneutes Abtippen in sein DATEV-Rechnungswesen einlesen kann. „DATEV-Schnittstelle" ist dabei ein Sammelbegriff – gemeint sein können ein Dateiexport im DATEV-Format ebenso wie eine direkte API-Anbindung.
Auf einen Blick
- Übergabe von Buchungsdaten und Belegen vom ERP an die Steuerkanzlei
- Zwei Wege: Dateiexport im DATEV-Format (CSV) oder API (DATEVconnect)
- Überträgt Buchungsstapel, Kontenrahmen (SKR03/SKR04), Steuerschlüssel
- Belegbilder laufen meist über DATEV Unternehmen online
- Spart Doppelerfassung und reduziert Buchungsfehler in der FiBu
Wie die DATEV-Schnittstelle funktioniert
Grundsätzlich gibt es zwei Wege, wie Daten über die DATEV-Schnittstelle fließen. Der klassische ist der dateibasierte Export: Das ERP erzeugt eine Datei im DATEV-Format – eine strukturierte CSV-Datei mit fester Kopfzeile (Header), die Buchungssätze als sogenannten Buchungsstapel enthält. Diese Datei wird der Kanzlei bereitgestellt und dort in das DATEV-Rechnungswesen importiert. Der zweite, modernere Weg ist die direkte Anbindung per Programmierschnittstelle (API), etwa über DATEVconnect oder den Rechnungsdatenservice, bei der die Daten ohne manuelle Dateiübergabe automatisiert übertragen werden.
In beiden Fällen braucht die Übergabe eindeutige Zuordnungsschlüssel: die Berater- und die Mandantennummer identifizieren, zu welcher Kanzlei und welchem Unternehmen die Daten gehören. Das ERP muss die internen Konten und Steuerkennzeichen zudem auf den bei der Kanzlei genutzten Kontenrahmen mappen, damit die Buchungen dort korrekt landen.
DATEV-Format und Buchungsstapel
Das DATEV-Format (früher als OBE/KNE-Postversandformat bekannt, heute als dokumentierte CSV-Struktur mit den Kennungen EXTF bzw. DTVF) legt genau fest, in welcher Spaltenreihenfolge Betrag, Soll-/Haben-Kennzeichen, Konto, Gegenkonto, Steuerschlüssel, Belegdatum und Buchungstext stehen müssen. Ein Buchungsstapel ist ein Paket solcher vorerfassten Buchungssätze, das die Kanzlei prüft, gegebenenfalls korrigiert und dann verbucht. Weil das Format offen dokumentiert ist, können nahezu alle ERP- und Warenwirtschaftssysteme einen DATEV-Export anbieten.
Welche Daten die DATEV-Schnittstelle überträgt
Im Kern überträgt die Schnittstelle Bewegungsdaten der Buchhaltung: die einzelnen Buchungssätze aus Fakturierung und Zahlungsverkehr mit Betrag, Konto und Gegenkonto, Steuerschlüssel und Buchungstext. Dazu kommen die zugehörigen Stammdaten, damit die Kanzlei die Konten sauber zuordnen kann – insbesondere Debitoren (Kunden) und Kreditoren (Lieferanten) mit ihren Personenkontonummern. Der verwendete Kontenrahmen, meist SKR03 oder SKR04, bildet dabei die gemeinsame Sprache zwischen ERP und Kanzlei.
Über die reine Buchungsübergabe hinaus lassen sich auch Belege selbst transferieren. Rechnungsbilder und Belegdaten laufen in der Praxis häufig über DATEV Unternehmen online: Das ERP schiebt PDF- oder E-Rechnungsbelege samt Buchungsvorschlag in die DATEV-Cloud, wo Unternehmen und Kanzlei gemeinsam darauf zugreifen. So sieht der Berater nicht nur die Buchung, sondern auch den zugrunde liegenden Beleg – ein Vorteil für Nachvollziehbarkeit und revisionssichere Ablage.
Die DATEV-Schnittstelle im ERP-System
Im ERP ist der DATEV-Export typischerweise ein Modul der Finanzbuchhaltung oder ein Bestandteil der Fakturierung. Sobald Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen und Zahlungen erfasst sind, stellt das System daraus die Buchungssätze zusammen und exportiert sie – oft im Monatsrhythmus – als Buchungsstapel oder überträgt sie laufend per API. Entscheidend für die Qualität ist die Konfiguration: Erlöskonten, Steuerschlüssel und die Zuordnung von Zahlungsarten müssen einmalig sauber hinterlegt werden, sonst pflanzen sich Fehler in jeder Buchung fort.
Gerade im E-Commerce ist die Schnittstelle heikel, weil viele Kanäle, Währungen und Steuersätze zusammenkommen. Marktplatzverkäufe, OSS-relevante EU-Umsätze und Zahlungsdienstleister-Auszahlungen müssen korrekt auf Konten und Steuerschlüssel abgebildet werden. Ein guter DATEV-Export nimmt dem Steuerberater diese Vorkontierung ab, statt sie ihm als Rohdaten zu überlassen.
Voraussetzung: saubere Stammdaten und GoBD
Ein DATEV-Export ist nur so gut wie die Daten dahinter. Doppelte Debitoren, falsch zugeordnete Steuerschlüssel oder lückenhafte Belegnummern führen zu Rückfragen oder Fehlbuchungen in der Kanzlei. Weil die exportierten Buchungen die Grundlage der Steuererklärung bilden, muss der gesamte Prozess GoBD-konform sein: Belege unveränderbar, Buchungen nachvollziehbar und der Export vollständig. Die Schnittstelle ersetzt also keine ordentliche Datenpflege im ERP, sondern setzt sie voraus.
Abgrenzung: DATEV-Schnittstelle, DATEV-Format und DATEVconnect
Die Begriffe werden oft synonym verwendet, meinen aber Unterschiedliches. Die DATEV-Schnittstelle ist der Oberbegriff für jede Verbindung zwischen einem Drittsystem und der DATEV-Welt. Das DATEV-Format bezeichnet konkret die dateibasierte CSV-Struktur, in der Buchungsstapel exportiert werden. DATEVconnect wiederum ist die programmierbare API-Schnittstelle für die direkte, dateilose Anbindung, ergänzt um Cloud-Dienste wie den Rechnungsdatenservice und DATEV Unternehmen online für den Belegtransfer.
Abzugrenzen ist die DATEV-Schnittstelle auch von der BMD-Schnittstelle: BMD ist das in Österreich verbreitete Pendant, das eine analoge Rolle für österreichische Steuerkanzleien spielt. Ein DACH-taugliches ERP bietet daher häufig beide Exporte an. Und nicht zu verwechseln ist die Schnittstelle mit der E-Rechnung: Die E-Rechnung regelt den strukturierten Rechnungsaustausch zwischen Geschäftspartnern, die DATEV-Schnittstelle die Übergabe der daraus entstehenden Buchungen an den Berater.
Nutzen und DACH-Besonderheiten
Der praktische Nutzen der DATEV-Schnittstelle liegt in der Vermeidung von Doppelerfassung. Buchungen entstehen einmal im ERP und wandern automatisiert in die Kanzlei, statt dort erneut abgetippt zu werden. Das spart Zeit, senkt die Fehlerquote und beschleunigt Monatsabschlüsse, Umsatzsteuer-Voranmeldung und Jahresabschluss. Zugleich behält der Unternehmer die operative Hoheit über seine Daten, während die steuerliche Verantwortung beim Berater bleibt.
Die starke Verbreitung ist eine DACH-Besonderheit: DATEV eG ist eine Genossenschaft der steuerberatenden Berufe mit Sitz in Nürnberg, deren Software den deutschen Kanzleimarkt dominiert. Ein DATEV-fähiger Export ist deshalb faktisch ein Muss-Kriterium bei der ERP-Auswahl in Deutschland – vergleichbar mit BMD in Österreich. Internationale ERP-Systeme ohne nativen DATEV-Export benötigen hier Zusatzmodule oder Middleware, was in der Auswahl und den Betriebskosten berücksichtigt werden sollte.
Praxisbeispiel
Praxis: Onlinehändler übergibt monatlich an die Kanzlei
Ein Onlinehändler verkauft über einen eigenen Shop und mehrere Marktplätze und wickelt alle Aufträge, Rechnungen und Zahlungseingänge in seinem ERP ab. Erlöse, Versandkosten und die unterschiedlichen Umsatzsteuersätze sind dort auf feste Konten und Steuerschlüssel des Kontenrahmens SKR04 hinterlegt. Am Monatsende erzeugt das System per Klick einen Buchungsstapel im DATEV-Format.
Die Steuerkanzlei liest diese Datei in ihr DATEV-Rechnungswesen ein, prüft die Buchungen und verbucht sie. Die zugehörigen Rechnungsbelege stehen parallel über DATEV Unternehmen online bereit, sodass der Berater bei Unklarheiten direkt in den Beleg schauen kann. Was früher tagelanges Nachbuchen bedeutete, ist so eine kontrollierte Übergabe – und die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist pünktlich fertig.
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