Named User vs. Concurrent User
Named User vs. Concurrent User bezeichnet zwei Lizenzmodelle für ERP-Software: Beim Named User zahlt man je namentlich benanntem Anwender, beim Concurrent User je gleichzeitig aktivem Login unabhängig von der Zahl der Personen.
Named User vs. Concurrent User bezeichnet die beiden gängigsten Lizenzmodelle, nach denen ERP-Systeme pro Anwender abgerechnet werden. Beim Named-User-Modell wird die Lizenz einer namentlich benannten Person fest zugeordnet: Jeder Mitarbeiter, der mit dem System arbeitet, braucht eine eigene Lizenz – unabhängig davon, wie oft oder wie lange er sie tatsächlich nutzt. Beim Concurrent-User-Modell (auch „Floating License" oder „gleichzeitige Nutzer") wird dagegen die Zahl der gleichzeitig aktiven Sitzungen lizenziert: Zehn Concurrent-User-Lizenzen erlauben, dass zu jedem Zeitpunkt maximal zehn Personen eingeloggt sind – aus einem beliebig großen Kreis benannter Anwender.
Der Unterschied ist rein kaufmännisch und lizenzrechtlich, nicht funktional: Beide Modelle geben denselben technischen Zugriff auf dieselben Module. Entscheidend ist, wie das Nutzungsprofil eines Unternehmens aussieht. Arbeiten viele Personen ständig parallel im System, ist Named User oft günstiger und einfacher zu verwalten. Greifen dagegen viele Gelegenheitsnutzer – etwa Lager-, Schicht- oder Außendienstmitarbeiter – nur zeitweise zu, kann Concurrent User die Lizenzkosten deutlich senken. Die Wahl des Modells beeinflusst damit direkt die laufenden Softwarekosten und die Total Cost of Ownership eines ERP-Projekts.
Auf einen Blick
- Named User = Lizenz je fest benannter Person, egal wie intensiv genutzt
- Concurrent User = Lizenz je gleichzeitig aktivem Login aus beliebig vielen Anwendern
- Funktional identisch – der Unterschied liegt nur in Abrechnung und Verwaltung
- Concurrent lohnt bei vielen Gelegenheits- und Schichtnutzern, Named bei Dauernutzern
- Cloud-/SaaS-ERP setzt fast immer auf Named User pro Monat, On-Premise oft auf Concurrent
Named User vs. Concurrent User: Wie die Modelle funktionieren
Beim Named-User-Modell legt der Administrator für jede Person ein eigenes Benutzerkonto an, das mit einer kostenpflichtigen Lizenz verknüpft ist. Die Lizenz „gehört" diesem Anwender und lässt sich nicht ohne Weiteres auf einen Kollegen umbuchen. Zahlt ein Unternehmen für 50 Named User, dürfen genau diese 50 benannten Personen das System nutzen – theoretisch alle gleichzeitig, praktisch aber oft nie alle auf einmal. Die Abrechnung ist einfach und planbar: Kosten pro Kopf mal Anzahl der Köpfe.
Beim Concurrent-User-Modell verwaltet das ERP-System einen Pool von Sitzungslizenzen. Loggt sich ein Anwender ein, belegt er eine Lizenz aus dem Pool; loggt er sich aus (oder wird nach Inaktivität automatisch getrennt), wird sie wieder frei. Ist der Pool erschöpft, muss der nächste Nutzer warten, bis eine Sitzung frei wird. So können bei zehn Concurrent-Lizenzen durchaus 40 oder 60 verschiedene Personen im Laufe eines Tages arbeiten – solange nie mehr als zehn zeitgleich eingeloggt sind.
Der Begriff „gleichzeitig" ist auslegungsbedürftig
Was als „gleichzeitige" Nutzung zählt, definiert jeder Hersteller in seinen Lizenzbedingungen unterschiedlich. Manche zählen jede offene Sitzung, andere nur aktive Anfragen an den Server innerhalb eines Zeitfensters, wieder andere trennen inaktive Sessions automatisch nach wenigen Minuten. Diese Feinheiten entscheiden darüber, wie viele Concurrent-Lizenzen real benötigt werden – und sollten vor Vertragsabschluss genau geprüft werden.
Kostenwirkung: Wann sich welches Modell rechnet
Die entscheidende Kennzahl ist das Verhältnis von Gesamtanwendern zu gleichzeitig aktiven Anwendern. Arbeiten in der Buchhaltung, im Einkauf und im Vertrieb 30 Personen, die praktisch den ganzen Arbeitstag im ERP sind, liegt die Gleichzeitigkeit nahe bei 100 Prozent – hier bringt Concurrent kaum Vorteile, und Named User ist meist die günstigere, unkompliziertere Wahl.
Anders im Lager, in der Produktion oder im Außendienst: Wenn 120 Mitarbeiter über drei Schichten verteilt nur kurze Buchungen (Wareneingang, Kommissionierung, Zeiterfassung) vornehmen, sind selten mehr als 15 bis 20 zeitgleich aktiv. Statt 120 Named-User-Lizenzen genügen dann eventuell 20 Concurrent-Lizenzen. Für die Wirtschaftlichkeitsrechnung eines ERP-Projekts lohnt es sich, das reale Nutzungsprofil pro Abteilung zu erheben und beide Modelle durchzurechnen – der Effekt auf die TCO über die Vertragslaufzeit kann erheblich sein.
Rollenbasierte und gemischte Lizenzen
Viele Anbieter differenzieren zusätzlich nach Nutzungstiefe: Ein „Vollnutzer" mit Schreibrechten in allen Modulen kostet mehr als ein „Lesenutzer" oder ein reiner Self-Service-Zugang (etwa nur Zeiterfassung oder Urlaubsanträge). In der Praxis kombinieren Unternehmen daher oft mehrere Lizenzarten – etwa Named User für die Kernabteilungen und günstigere, rollenbasierte oder Concurrent-Lizenzen für Gelegenheitsnutzer. Die Lizenzzuordnung folgt dabei idealerweise dem Berechtigungs- und Rollen-Rechte-Konzept des Systems.
Named User vs. Concurrent User im ERP-System
Technisch bilden ERP-Systeme beide Modelle über die Benutzer- und Lizenzverwaltung ab. Bei Named User wird jedem Konto ein Lizenztyp fest zugewiesen; die Zahl der aktiven Konten darf die gekaufte Lizenzmenge nicht überschreiten. Bei Concurrent User überwacht das System die Zahl paralleler Sessions und weist einen Login ab, sobald der Pool voll ist. In mandantenfähigen Systemen werden Lizenzen häufig pro Mandant oder mandantenübergreifend gezählt – ein wichtiger Punkt bei Unternehmensgruppen.
Das gewählte Modell wirkt sich auch auf den Betrieb aus: Named User erleichtert Nachverfolgbarkeit und Audit-Trail, weil jede Aktion einer eindeutigen Person zugeordnet ist – bei Concurrent-Sitzungen ist die Personenzuordnung ebenfalls möglich, die Lizenzzählung aber davon entkoppelt. Der Trend bei Cloud- und SaaS-ERP geht klar zum Named User als monatlicher Abo-Baustein (Subscription), während klassische On-Premise-Systeme häufiger Concurrent- oder gemischte Modelle anbieten. Wer Systeme vergleicht, sollte Lizenzmodell, Nutzerdefinition und Preis pro Nutzer gemeinsam bewerten, nicht isoliert.
Abgrenzung zu verwandten Lizenzbegriffen
Named User und Concurrent User sind Ausprägungen des übergeordneten nutzerbasierten Lizenzmodells. Davon zu unterscheiden sind nutzungsunabhängige Modelle: die Server- oder Instanz-Lizenz (Preis pro Installation, unabhängig von der Nutzerzahl), die Modul- oder Feature-Lizenz (Preis je aktivierter Funktion) sowie umsatz- oder transaktionsbasierte Modelle (Preis je verarbeitetem Beleg oder Auftrag). Viele ERP-Anbieter kombinieren mehrere Achsen, etwa Named User plus modulabhängige Aufpreise.
Wichtig ist die Abgrenzung zur bloßen Zugriffskontrolle: Named User ist ein Abrechnungs-, kein Sicherheitskonzept. Wer nur zwei Concurrent-Lizenzen kauft, verhindert damit nicht, dass 50 Personen ein Konto teilen – das regeln Berechtigungen, Single Sign-on und Passwortrichtlinien. Aus Compliance-Sicht ist Account-Sharing bei Named-User-Verträgen zudem meist vertraglich untersagt, weil es die Lizenzzählung umgeht. Ein Software-Audit des Herstellers prüft genau solche Verstöße.
DACH-Besonderheiten und Vertragspraxis
Im deutschsprachigen Raum ist die genaue Definition des „Nutzers" ein zentraler Verhandlungspunkt bei ERP-Verträgen, weil sie über Jahre die laufenden Kosten bestimmt. Gerade bei On-Premise-Systemen mit Concurrent-Modell empfiehlt sich eine schriftliche Festlegung, wie gleichzeitige Nutzung gemessen wird und wie mit technischen Doppel-Sessions (zwei Geräte einer Person) umgegangen wird. Bei Cloud-Abos ist auf Mindestlaufzeiten, Kündigungsfristen und die Möglichkeit zu achten, Lizenzen unterjährig zu reduzieren – nicht nur aufzustocken.
Für die Wirtschaftlichkeit ist außerdem relevant, dass viele Anbieter Named-User-Lizenzen inzwischen als monatliche oder jährliche Subscription statt als Einmalkauf abrechnen. Das verschiebt Kosten von einer anfänglichen Investition hin zu planbaren Betriebskosten und macht das Lizenzmodell zu einem wesentlichen Hebel der TCO-Betrachtung. Wer skaliert, sollte prüfen, wie sich die Lizenzkosten bei wachsender Belegschaft entwickeln – lineare Named-User-Kosten können bei großen, aber sporadischen Nutzergruppen schnell teurer werden als ein gut kalkuliertes Concurrent-Kontingent.
Praxisbeispiel
Beispiel: Handelsunternehmen mit Büro und Lager
Ein mittelständischer Online- und Großhändler beschäftigt 25 Büromitarbeiter in Einkauf, Vertrieb, Buchhaltung und Kundenservice sowie 90 Lagerkräfte in zwei Schichten, die per Handscanner Wareneingänge und Kommissionierungen buchen. Für die Büroteams entscheidet sich das Unternehmen für 25 Named-User-Lizenzen, weil diese Kolleginnen und Kollegen ganztägig im ERP arbeiten und eine eindeutige Zuordnung für Freigaben und Audit-Trail gewünscht ist.
Im Lager wäre eine Named-Lizenz je Kraft unwirtschaftlich – von 90 Personen sind nie mehr als etwa 18 gleichzeitig am Scanner eingeloggt. Das Unternehmen kauft daher 20 Concurrent-User-Lizenzen für den Lagerbereich. So arbeiten alle 90 Lagerkräfte mit dem System, gezahlt wird aber nur für die 20 gleichzeitig aktiven Sitzungen. Das gemischte Modell senkt die Lizenzkosten gegenüber einer reinen Named-User-Lösung um mehr als die Hälfte.
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