Preisliste
Eine Preisliste ist eine strukturierte Sammlung von Preisen für Artikel oder Leistungen, die für eine bestimmte Kundengruppe, Währung, Mengeneinheit und einen festgelegten Gültigkeitszeitraum gilt. Sie bildet die Grundlage, aus der ein ERP-System bei Angebot und Auftrag automatisch den richtigen Verkaufspreis ermittelt.
Eine Preisliste ist eine strukturierte Sammlung von Preisen, die einem Artikel oder einer Leistung jeweils einen gültigen Verkaufs- oder Einkaufspreis zuordnet. Sie ist nach klaren Kriterien aufgebaut – für welche Kundengruppe oder welchen Lieferanten sie gilt, in welcher Währung und Mengeneinheit die Preise ausgewiesen sind und in welchem Zeitraum sie verbindlich ist. Statt einen Preis pro Artikel fest zu hinterlegen, bündelt die Preisliste viele Preise unter gemeinsamen Rahmenbedingungen und macht sie so gezielt einer Zielgruppe oder einem Kanal zuweisbar.
Betriebswirtschaftlich ist die Preisliste das zentrale Instrument der Preisdifferenzierung: Über sie steuern Unternehmen, dass Stammkunden andere Konditionen erhalten als Neukunden, der Großhandel andere als der Endverbraucher, das Inland andere als das Ausland. Im ERP-System ist die Preisliste kein statisches Dokument, sondern eine Datenstruktur, die eng mit Artikelstamm und Kundenstamm verzahnt ist. Aus ihr speist sich die automatische Preisfindung: Erfasst der Vertrieb ein Angebot oder einen Auftrag, ermittelt das System anhand von Kunde, Menge, Datum und Währung den korrekten Preis, ohne dass er manuell nachgeschlagen werden muss.
Auf einen Blick
- Strukturierte Sammlung von Preisen je Artikel, gültig für eine bestimmte Kundengruppe, Währung und Zeitspanne
- Ermöglicht Preisdifferenzierung: verschiedene Konditionen für Handel, Endkunden, Länder und Kanäle
- Grundlage der automatischen Preisfindung im ERP – kein manuelles Nachschlagen bei Angebot und Auftrag
- Kann mit Rabattstaffeln, Aktions- und Sonderpreisen sowie Netto-/Brutto-Ausweis kombiniert werden
- Verkaufs-Preislisten (Vertrieb) und Einkaufs-Preislisten (Beschaffung) sind getrennt zu betrachten
Wie ist eine Preisliste aufgebaut?
Der Kern jeder Preisliste ist die Zuordnung Artikel zu Preis. Darüber liegen jedoch mehrere Rahmenparameter, die entscheiden, wann und für wen dieser Preis überhaupt gilt. Dazu gehören die Kundengruppe oder das Kundensegment, die Währung, die Mengen- oder Preiseinheit (etwa Stückpreis, Preis je 100 Stück oder je Kilogramm), der Gültigkeitszeitraum sowie die Kennzeichnung, ob es sich um Netto- oder Bruttopreise handelt. Erst diese Parameter machen aus einer bloßen Zahlenliste ein steuerbares Preisinstrument.
In der Praxis führen Unternehmen selten nur eine einzige Preisliste. Verbreitet ist eine Basispreisliste als Ausgangspunkt, von der kunden- oder kanalspezifische Listen abweichen. So kann eine Standard-Verkaufspreisliste die Listenpreise enthalten, während eine Händler-Preisliste durchgängig niedrigere Preise führt und eine Aktionspreisliste zeitlich befristet einzelne Positionen absenkt. Die Kunst liegt in einer klaren Struktur, damit Preise pflegbar bleiben und sich nicht widersprechen.
Preislistenarten: Verkauf und Einkauf
Grundsätzlich sind Verkaufs- und Einkaufs-Preislisten zu trennen. Verkaufs-Preislisten bilden ab, zu welchen Konditionen das Unternehmen an seine Kunden liefert, und sind Teil des Vertriebs. Einkaufs-Preislisten – oft als Einkaufskonditionen bezeichnet – dokumentieren, zu welchen Preisen ein Lieferant liefert, und gehören zur Beschaffung. Beide folgen demselben Prinzip, wirken aber auf entgegengesetzten Seiten der Wertschöpfung und werden im ERP unterschiedlichen Belegketten zugeordnet.
Statische Preise und Staffelpreise
Eine Preisliste kann einfache Festpreise je Artikel enthalten oder mengenabhängige Staffelpreise. Bei einer Rabattstaffel sinkt der Stückpreis mit steigender Abnahmemenge – etwa 10,00 € ab 1 Stück, 9,00 € ab 100 Stück, 8,00 € ab 1.000 Stück. Solche Staffeln werden entweder direkt in der Preisliste hinterlegt oder als separate Konditionsregel darübergelegt. Sie erlauben es, Großabnehmer zu belohnen, ohne für jeden Kunden eine eigene Liste pflegen zu müssen.
Preisliste im ERP-System und die Preisfindung
Im ERP-System entfaltet die Preisliste ihren eigentlichen Nutzen erst im Zusammenspiel mit der Preisfindung. Preisfindung bezeichnet die Logik, mit der das System bei der Belegerfassung automatisch den zutreffenden Preis ermittelt. Dazu wertet es mehrere Kriterien aus: Welcher Kunde bzw. welche Kundengruppe ist hinterlegt? Welche Menge wird bestellt? Welches Belegdatum liegt vor, und welche Preisliste ist zu diesem Zeitpunkt gültig? In welcher Währung wird fakturiert? Aus diesen Angaben leitet das System den Preis ab, gewichtet Sonder- und Aktionspreise und wendet gegebenenfalls Staffeln und Rabatte an.
Der Vorteil dieser Automatik ist doppelt: Sie verhindert Fehler durch manuelles Nachschlagen und beschleunigt die Belegerstellung erheblich. Ändert sich das Preisniveau, wird nicht jeder einzelne Beleg angefasst, sondern eine neue Preislistenversion mit späterem Gültigkeitsdatum angelegt. Alle Angebote und Aufträge ab diesem Datum greifen dann automatisch auf die aktualisierten Preise zu, während frühere Belege ihre historischen Preise behalten – wichtig für Nachvollziehbarkeit und revisionssichere Dokumentation.
Preislisten-Hierarchie und Priorität
Weil mehrere Preislisten gleichzeitig gelten können, brauchen ERP-Systeme eine klare Rangfolge. Üblich ist: Ein kundenindividueller Sonderpreis schlägt die Kundengruppen-Preisliste, diese schlägt die Basispreisliste. Aktionspreise mit befristeter Gültigkeit haben oft die höchste Priorität. Diese Hierarchie sorgt dafür, dass bei einem Kunden mit ausgehandeltem Sonderpreis nicht versehentlich der Listenpreis gezogen wird, während für alle anderen Kunden die reguläre Staffel greift.
Warum Preislisten wichtig sind
Preislisten sind der Hebel, mit dem ein Unternehmen seine Preispolitik operativ umsetzt. Ohne sie müsste jeder Preis pro Kunde und Vorgang einzeln festgelegt werden – fehleranfällig, langsam und kaum kontrollierbar. Mit einer sauberen Preislistenstruktur lassen sich dagegen ganze Kundengruppen mit einem Schritt umpreisen, saisonale Aktionen zentral steuern und internationale Märkte in ihrer jeweiligen Währung bedienen. Die Preisliste übersetzt die kaufmännische Strategie in eine ausführbare Regel.
Hinzu kommt der Aspekt der Konsistenz und Compliance. Wenn Preise an einer zentralen Stelle gepflegt werden, ist ausgeschlossen, dass verschiedene Mitarbeitende demselben Kunden unterschiedliche Preise berechnen. Für den Vertrieb bedeutet das Verlässlichkeit, für die Buchhaltung eine korrekte, prüfbare Fakturierung. Gerade bei vielen Artikeln und Kanälen – Onlineshop, Marktplatz, Außendienst – ist eine gepflegte Preisliste die Voraussetzung dafür, dass überall dieselben, gewollten Konditionen gelten.
Abgrenzung: Preisliste, Angebot, Rabattstaffel und Katalog
Die Preisliste wird leicht mit verwandten Begriffen verwechselt. Ein Angebot ist ein individueller, oft verbindlicher Vertriebsbeleg für einen konkreten Kunden und Vorgang; die Preisliste dagegen ist die vorgelagerte, allgemeine Datenbasis, aus der sich der Angebotspreis speist. Rechtlich ist eine an Endverbraucher gerichtete Preisliste kein bindendes Angebot, sondern eine unverbindliche Aufforderung zur Abgabe einer Bestellung (invitatio ad offerendum).
Eine Rabattstaffel ist ein Bestandteil oder eine Ergänzung der Preisliste, kein eigenständiges Konstrukt: Sie regelt die Mengenabhängigkeit des Preises. Der Produktkatalog wiederum beschreibt das Sortiment mit Texten, Bildern und Eigenschaften – er beantwortet die Frage „Was gibt es?", während die Preisliste die Frage „Was kostet es für wen?" beantwortet. In der Praxis greifen beide ineinander: Ein PIM- oder Katalogsystem liefert die Artikelbeschreibung, das ERP mit seinen Preislisten den zugehörigen Preis.
DACH-Besonderheiten: Netto, Brutto und Preisangaben
Im deutschsprachigen Raum ist beim Aufbau von Preislisten die Unterscheidung zwischen Netto- und Bruttopreisen zentral. Im B2B-Geschäft werden Preise üblicherweise netto, also ohne Umsatzsteuer, ausgewiesen; im B2C-Geschäft gegenüber Endverbrauchern gilt dagegen die Pflicht zur Angabe des Bruttopreises inklusive Umsatzsteuer. Ein ERP-System muss daher pro Preisliste kennzeichnen, ob die hinterlegten Beträge netto oder brutto sind, und die jeweils andere Größe korrekt umrechnen.
Für Preise gegenüber Verbrauchern gibt die Preisangabenverordnung (PAngV) den Rahmen vor: Anzugeben sind der Gesamtpreis einschließlich Umsatzsteuer und sonstiger Preisbestandteile sowie – wo einschlägig – der Grundpreis je Mengeneinheit. Diese Vorgaben betreffen vor allem öffentlich sichtbare Preislisten und Onlineshop-Preise. In Österreich und der Schweiz gelten vergleichbare Grundsätze der Endpreisangabe. Wer international verkauft, muss zudem Währungen und länderspezifische Steuersätze in getrennten Preislisten sauber abbilden, damit Fakturierung und Ausweis korrekt bleiben.
Praxisbeispiel
Beispiel: Großhändler steuert Handels- und Endkundenpreise getrennt
Ein Hersteller von Gartenbedarf verkauft sowohl an Fachhändler als auch über einen eigenen Onlineshop direkt an Endkunden. Früher pflegte das Team die Händlerpreise in einer Tabelle und die Shoppreise separat im Shopsystem – mit dem Ergebnis, dass eine Preiserhöhung mehrfach eingetragen werden musste und Händler gelegentlich zu Endkundenpreisen belieferten, weil die falsche Zahl gezogen wurde.
Nach der Umstellung führt das ERP zwei Verkaufs-Preislisten: eine Netto-Händlerpreisliste mit Rabattstaffeln für größere Abnahmemengen und eine Brutto-Endkundenpreisliste, die den Onlineshop speist. Über die Kundengruppe erkennt das System automatisch, welche Liste gilt; die Preisfindung zieht bei einem Fachhändler den korrekten Staffelpreis, beim Shopkunden den Bruttopreis inklusive Umsatzsteuer. Eine Preiserhöhung wird nun einmal als neue Preislistenversion mit Gültigkeitsdatum angelegt und schlägt in beiden Kanälen konsistent durch.
Häufige Fragen
Passende ERP-Systeme
Passende Leistungen
Quellen
Fragen zu Preisliste in deinem ERP-Projekt?
Wir beraten herstellerunabhängig – und setzen es auf Wunsch selbst um.