Prozesskostenrechnung
Die Prozesskostenrechnung ist ein Verfahren des Kostenmanagements, das Gemeinkosten nicht pauschal über Zuschläge verteilt, sondern verursachungsgerecht den einzelnen Geschäftsprozessen und deren Mengentreibern zuordnet.
Die Prozesskostenrechnung ist ein Verfahren der Kosten- und Leistungsrechnung, das die Gemeinkosten indirekter Bereiche – etwa Einkauf, Logistik, Auftragsabwicklung, Qualitätssicherung oder Vertrieb – verursachungsgerecht auf die dort ablaufenden Geschäftsprozesse verteilt. Statt Gemeinkosten pauschal über prozentuale Zuschlagssätze auf Material- oder Fertigungslohnkosten umzulegen, misst sie, welche Aktivitäten in welcher Menge anfallen, und ordnet die Kosten den Kostentreibern dieser Prozesse zu. Sie beantwortet damit die Frage, was einzelne Vorgänge – eine Bestellung, eine Kommissionierung, eine Kundenanfrage – tatsächlich kosten.
Entwickelt wurde der Ansatz in den 1980er-Jahren, im angelsächsischen Raum als Activity-Based Costing (ABC), in Deutschland maßgeblich geprägt durch Horváth und Mayer als Prozesskostenrechnung. Hintergrund war der stetig steigende Gemeinkostenanteil in Industrie- und Handelsbetrieben: Je größer der Block der indirekten Kosten wird, desto ungenauer und irreführender werden traditionelle Zuschlagskalkulationen. Die Prozesskostenrechnung schafft hier Transparenz über die Kostenstruktur der administrativen und dispositiven Tätigkeiten.
Auf einen Blick
- Verteilt Gemeinkosten verursachungsgerecht auf Prozesse statt über pauschale Zuschläge
- Deutsche Variante des Activity-Based Costing (ABC)
- Kernbegriffe: Aktivität, Kostentreiber (Cost Driver), Prozesskostensatz
- Deckt Komplexitäts- und Variantenkosten auf, die Zuschlagskalkulation verschleiert
- Speist sich aus Bewegungsdaten und Kostenstellen des ERP-Systems
Wie funktioniert die Prozesskostenrechnung?
Die Prozesskostenrechnung baut in mehreren Schritten auf der bestehenden Kostenstellenrechnung auf. Zunächst werden in den Gemeinkostenbereichen die wesentlichen Tätigkeiten erhoben und zu Teilprozessen verdichtet – etwa „Bestellung auslösen", „Wareneingang prüfen" oder „Reklamation bearbeiten". Für jeden Teilprozess wird ein Kostentreiber (Cost Driver) bestimmt, also eine Bezugsgröße, die den Ressourcenverbrauch möglichst gut abbildet, beispielsweise die Anzahl der Bestellungen oder der geprüften Positionen.
Anschließend werden die auf einer Kostenstelle erfassten Gemeinkosten auf diese Teilprozesse verteilt und durch die jährliche Prozessmenge geteilt. Das Ergebnis ist der Prozesskostensatz: die Kosten je einmaliger Prozessausführung, etwa 42 Euro pro Bestellvorgang. Verwandte Teilprozesse lassen sich zu Hauptprozessen zusammenfassen, die sich über mehrere Kostenstellen erstrecken. Damit wird sichtbar, was ein durchgehender Vorgang – von der Kundenanfrage bis zur Auslieferung – an Gemeinkosten bindet.
lmi- und lmn-Prozesse
Die Prozesskostenrechnung unterscheidet leistungsmengeninduzierte (lmi) und leistungsmengenneutrale (lmn) Prozesse. lmi-Prozesse hängen direkt von der Prozessmenge ab: Je mehr Bestellungen, desto mehr Aufwand – ihre Kosten lassen sich sauber über den Kostentreiber verrechnen. lmn-Prozesse wie Abteilungsleitung oder allgemeine Verwaltung fallen dagegen mengenunabhängig an. Sie werden entweder umgelegt oder gesondert ausgewiesen, damit die Prozesskostensätze nicht verzerrt werden.
Der Prozesskostensatz als Kalkulationsgrundlage
Der Prozesskostensatz macht Gemeinkosten kalkulierbar wie Einzelkosten. Ein Auftrag mit vielen Kleinpositionen, Sonderwünschen und Teillieferungen durchläuft mehr kostenpflichtige Prozesse als ein einfacher Großauftrag – und wird in der Prozesskalkulation entsprechend teurer bewertet. So werden Komplexitäts- und Variantenkosten sichtbar, die eine wertbasierte Zuschlagskalkulation systematisch auf umsatzstarke Standardprodukte abwälzt und dort quersubventioniert.
Warum die Prozesskostenrechnung wichtig ist
Der klassische Zuschlagssatz unterstellt, dass Gemeinkosten proportional zu Material- oder Lohnkosten anfallen. Das trifft bei hohem Gemeinkostenanteil und heterogenem Sortiment nicht mehr zu. Ein günstiges Nischenprodukt, das denselben Bestell-, Prüf- und Beratungsaufwand auslöst wie ein Verkaufsschlager, erscheint in der Zuschlagskalkulation deutlich zu profitabel. Die Prozesskostenrechnung korrigiert diese Fehlsteuerung und liefert eine realistischere Grundlage für Preis-, Sortiments- und Make-or-Buy-Entscheidungen.
Über die Kalkulation hinaus ist sie ein Instrument des Gemeinkostenmanagements. Weil Prozesse mit ihren Mengen und Kostensätzen transparent werden, lassen sich teure, kleinteilige Abläufe erkennen und gezielt vereinfachen, automatisieren oder abschaffen. Sie unterstützt damit Prozessoptimierung, Zielkostenrechnung (Target Costing) und die Bewertung von Digitalisierungsvorhaben – etwa der Frage, wie viel ein automatisierter Bestellprozess gegenüber der manuellen Bearbeitung tatsächlich spart.
Prozesskostenrechnung im ERP-System
Ein ERP-System ist die natürliche Datenquelle der Prozesskostenrechnung, denn es zählt die relevanten Kostentreiber ohnehin mit. Aus den Bewegungsdaten lassen sich die Prozessmengen unmittelbar ablesen: Anzahl Bestellungen aus dem Einkauf, Auftragspositionen aus dem Vertrieb, Kommissionier- und Wareneingangsvorgänge aus der Logistik, Buchungssätze aus der Buchhaltung. Die zugehörigen Kosten kommen aus der Kostenstellenrechnung des Finanzmoduls.
Eine dedizierte Prozesskostenrechnung ist in Standard-ERP-Systemen des Mittelstands selten fest eingebaut; große Suiten bieten sie im Controlling-Modul, kleinere Systeme meist nicht. In der Praxis werden die Mengen- und Kostendaten daher häufig über Schnittstellen in ein BI- oder Data-Warehouse-Werkzeug übernommen und dort ausgewertet. Entscheidend ist die Datenqualität: Nur wenn Prozesse sauber und vollständig im System abgebildet sind, liefern die abgeleiteten Prozesskostensätze belastbare Werte.
Abgrenzung: Prozesskostenrechnung vs. Zuschlagskalkulation und Deckungsbeitragsrechnung
Die Zuschlagskalkulation verrechnet Gemeinkosten über prozentuale Sätze auf Einzelkosten und ist schnell, aber ungenau bei komplexen Sortimenten. Die Prozesskostenrechnung ersetzt diese Pauschale durch mengenbasierte Prozesskostensätze und bildet den Ressourcenverbrauch genauer ab – zum Preis eines höheren Erhebungsaufwands.
Von der Deckungsbeitragsrechnung unterscheidet sie sich im Blickwinkel: Die Deckungsbeitragsrechnung trennt variable und fixe Kosten und eignet sich für kurzfristige Entscheidungen. Die Prozesskostenrechnung ist auf die langfristige Verrechnung von Gemeinkosten ausgerichtet und behandelt Kosten, die kurzfristig fix sind, als über die Prozessmenge beeinflussbar. Beide Verfahren schließen sich nicht aus, sondern beleuchten unterschiedliche Steuerungsfragen. Als Vollkostenverfahren teilt die Prozesskostenrechnung zudem die Grenze aller Vollkostenrechnungen: Für kurzfristige Preisuntergrenzen bleibt der Deckungsbeitrag maßgeblich.
Grenzen und Praxis im DACH-Raum
Die Prozesskostenrechnung ist aufwendig: Aktivitätsanalyse, Kostentreiber-Bestimmung und Mengenerfassung binden erhebliche Ressourcen, und die Sätze müssen bei veränderten Abläufen aktualisiert werden. Sie eignet sich vor allem für gemeinkostenintensive, repetitive Bereiche mit gut messbaren Prozessen; für kreative oder stark schwankende Tätigkeiten ist sie weniger geeignet. Sinnvoll ist häufig ein selektiver Einsatz auf wenige, kostenrelevante Hauptprozesse statt einer flächendeckenden Einführung.
Im DACH-Mittelstand ist die Prozesskostenrechnung als Konzept etabliert, wird aber seltener dauerhaft betrieben als die Zuschlags- und Deckungsbeitragsrechnung. Verbreitet ist der projektbezogene Einsatz – etwa zur einmaligen Analyse der Bestell-, Rüst- oder Auftragsabwicklungskosten oder zur Fundierung von Automatisierungsentscheidungen. Für die externe Rechnungslegung nach HGB spielt sie keine Rolle; sie ist ein reines Instrument des internen Rechnungswesens und Controllings.
Praxisbeispiel
Prozesskostenrechnung im Einkauf eines Mittelständlers
Ein mittelständischer Handelsbetrieb wickelt im Jahr rund 12.000 Bestellungen ab. Die Gemeinkosten der Einkaufsabteilung – Personal, Systeme, anteilige Verwaltung – summieren sich auf etwa 500.000 Euro. Über die Prozesskostenrechnung wird der Teilprozess „Bestellung abwickeln" mit dem Kostentreiber „Anzahl Bestellungen" bewertet: Rund 500.000 Euro geteilt durch 12.000 Vorgänge ergeben einen Prozesskostensatz von etwa 42 Euro je Bestellung.
Diese Zahl verändert die Sicht auf das C-Sortiment: Ein Kleinteil für 8 Euro, das mehrfach im Jahr einzeln nachbestellt wird, verursacht ein Vielfaches seines Warenwerts an Bestellkosten. Der Betrieb reagiert mit Rahmenverträgen, Bündelbestellungen und angehobenen Mindestbestellmengen für C-Artikel und automatisiert Standardbestellungen im ERP-System. Die Prozesskostenrechnung macht damit einen Aufwand sichtbar, den die reine Warenkostenbetrachtung völlig ausgeblendet hatte.
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