XRechnung
Die XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Rechnungsformat, das die europäische Norm EN 16931 umsetzt und den deutschen Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber bildet – ohne sichtbare Bilddarstellung, dafür vollständig maschinell verarbeitbar.
Die XRechnung ist ein rein strukturiertes, XML-basiertes Rechnungsformat, das die europäische Norm EN 16931 in einen verbindlichen deutschen Standard überführt. Sie enthält alle Rechnungsangaben – Rechnungsnummer, Positionen, Steuerbeträge, Leitweg-ID, Zahlungsdaten – als maschinenlesbaren Datensatz und keine bildhafte Darstellung. In Deutschland ist die XRechnung der maßgebliche Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) und zugleich eines der beiden gängigen Formate, mit denen Unternehmen die seit 2025 geltende E-Rechnungspflicht im B2B erfüllen.
Gepflegt wird der Standard von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des IT-Planungsrats. Anders als ein PDF, das für Menschen lesbar, für Software aber nur ein Bild ist, liefert die XRechnung ihre Daten in klar definierten Feldern. Ein empfangendes System kann sie deshalb ohne manuelle Erfassung auslesen, gegen Bestellung und Wareneingang prüfen und automatisch verbuchen. Die XRechnung beschreibt dabei das Format des Belegs – nicht den Übertragungsweg.
Auf einen Blick
- Rein strukturiertes XML-Format – kein PDF, keine sichtbare Bilddarstellung
- Umsetzung der EU-Norm EN 16931 als verbindlicher deutscher Standard (CIUS)
- Pflichtformat für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes (B2G)
- Gepflegt von der KoSIT; unterstützt UBL und UN/CEFACT CII als Syntax
- Braucht für die Anzeige einen Viewer oder eine Visualisierung im ERP
Was die XRechnung ausmacht
Die XRechnung ist kein eigenes Datenmodell, sondern eine nationale Spezifikation der Norm EN 16931 – fachsprachlich eine „Core Invoice Usage Specification" (CIUS). Sie legt fest, welche der von der Norm vorgesehenen Felder in Deutschland konkret zu verwenden sind, welche zusätzlich verpflichtend gefüllt werden müssen und welche fachlichen Regeln gelten. Damit ist die XRechnung eine verbindliche Ausprägung der europäischen Rechnungsnorm für den deutschen Kontext.
Charakteristisch ist der Verzicht auf jede Bilddarstellung: Eine XRechnung besteht ausschließlich aus dem strukturierten Datensatz. Wer sie lesen will, benötigt einen Viewer, der die XML-Daten in eine menschenlesbare Ansicht übersetzt – etwa den frei verfügbaren Standard-Viewer oder die Visualisierung im eigenen ERP. Dieser Aufbau macht die XRechnung maximal automatisierbar, verlangt beim Empfänger aber eine Software, die das Format verarbeiten kann.
Aufbau und technische Bestandteile
Technisch beruht die XRechnung auf dem semantischen Datenmodell der EN 16931: Die Norm definiert die Rechnungsinhalte und ihre Bedeutung, die XRechnung schreibt ihre deutsche Verwendung vor. Für die konkrete XML-Syntax sind zwei Ausprägungen zugelassen.
UBL und UN/CEFACT CII als Syntax
Die XRechnung kann als UBL (Universal Business Language) oder als UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) ausgestellt werden. Beide sind gleichwertige XML-Syntaxen, die dasselbe semantische Modell abbilden; ein normkonformes Empfangssystem muss beide verarbeiten können. Für den Menschen sind die Rohdaten in beiden Fällen nur mit einem Anzeigeprogramm sinnvoll lesbar.
Leitweg-ID und Pflichtangaben
Ein für Deutschland typisches Feld ist die Leitweg-ID: Sie adressiert die empfangende Behörde eindeutig und ist bei B2G-Rechnungen zwingend anzugeben. Hinzu kommen weitere in der Spezifikation als Pflicht markierte Angaben wie Käuferreferenz, Zahlungsbedingungen und aufgeschlüsselte Steuerbeträge. Fehlen sie oder verletzen sie eine der hinterlegten Geschäftsregeln, wird die Rechnung bei der Validierung abgewiesen.
Warum die XRechnung wichtig ist
Der Nutzen der XRechnung liegt in der durchgängigen, medienbruchfreien Verarbeitung. Weil jede Angabe in einem definierten Feld steht, entfällt das Abtippen aus PDF oder Papier ebenso wie die fehleranfällige Texterkennung (OCR). Rechnungen lassen sich automatisch prüfen, kontieren und verbuchen – das senkt Bearbeitungskosten, beschleunigt Durchlaufzeiten und verbessert die Datenqualität in der Buchhaltung.
Rechtlich ist die XRechnung seit dem 27. November 2020 der Standard für Rechnungen an Bundesbehörden: Wer den Bund beliefert, muss elektronisch und in der Regel als XRechnung fakturieren. Mit der B2B-E-Rechnungspflicht ab 2025 gewinnt das Format zusätzlich an Bedeutung, weil es eines der beiden praxisrelevanten Formate ist, mit denen auch Rechnungen zwischen Unternehmen normkonform ausgestellt werden können.
XRechnung im ERP-System
Für ein ERP-System ist die XRechnung Ausgangs- und Eingangsthema zugleich. Auf der Ausgangsseite erzeugt das System aus dem Verkaufsbeleg direkt eine normkonforme XML-Datei: Die relevanten Daten – Debitor, Positionen, Steuerschlüssel, Zahlungsbedingungen, gegebenenfalls Leitweg-ID – liegen ohnehin in den Stammdaten und im Beleg, sodass die XRechnung ohne Zusatzaufwand entsteht, wenn Steuerlogik und Pflichtfelder korrekt gepflegt sind. Die Übermittlung erfolgt anschließend über E-Mail, ein Behördenportal oder ein Netzwerk wie PEPPOL.
Auf der Eingangsseite liegt der eigentliche Effizienzhebel: Eingehende XRechnungen werden automatisch eingelesen, den offenen Bestellungen zugeordnet und im Rechnungsworkflow geprüft. Freigabe, Kontierung und Übergabe an die Finanzbuchhaltung oder den Steuerberater laufen weitgehend ohne manuelle Erfassung. Wichtig ist die revisionssichere, GoBD-konforme Archivierung: Die XRechnung muss im Originalformat unveränderbar aufbewahrt werden. Viele Systeme bilden das über eine DATEV-Schnittstelle und ein integriertes Belegarchiv ab und stellen für die Sichtprüfung eine lesbare Visualisierung bereit.
Abgrenzung: XRechnung, ZUGFeRD und E-Rechnung
Die Begriffe XRechnung, ZUGFeRD und E-Rechnung werden oft vermengt, meinen aber Unterschiedliches. „E-Rechnung" ist der Oberbegriff für jede strukturierte, nach EN 16931 konforme Rechnung. XRechnung und ZUGFeRD sind zwei konkrete Formate darunter.
Der entscheidende Unterschied zwischen den beiden: Die XRechnung ist ein reines XML-Format ohne sichtbare Darstellung – der Empfänger benötigt einen Viewer. ZUGFeRD ist dagegen ein Hybridformat, das den XML-Datensatz in eine PDF/A-3-Datei einbettet; der Empfänger sieht ein lesbares PDF, während Software zugleich die eingebetteten Daten auswertet. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist die XRechnung der geforderte Standard; im B2B werden beide Formate genutzt. Von beiden abzugrenzen ist der klassische EDI-Austausch (etwa EDIFACT), der weiter zulässig bleibt, sofern die Rechnungsdaten mit der EN 16931 interoperabel sind.
DACH-Besonderheiten
Die XRechnung ist ein spezifisch deutscher Standard und hat in Österreich und der Schweiz kein direktes Gegenstück. In Österreich sind Rechnungen an die Bundesverwaltung seit 2014 elektronisch zu stellen, üblich sind das Format ebInterface oder eine PEPPOL-Rechnung über das Unternehmensserviceportal (USP); eine allgemeine B2B-Pflicht wie in Deutschland besteht dort nicht. Als Nicht-EU-Land ist die Schweiz nicht an die EU-Norm gebunden und nutzt für den öffentlichen Sektor eigene Vorgaben und etablierte Rechnungsnetzwerke.
Wer grenzüberschreitend fakturiert, sollte deshalb prüfen, welches Format im Zielland gefordert ist. Ein ERP, das mehrere E-Rechnungsformate beherrscht und eine PEPPOL-Anbindung mitbringt, vereinfacht das erheblich. Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.
Praxisbeispiel
Beispiel: Mittelständler liefert an eine Bundesbehörde
Ein mittelständischer Ausrüster gewinnt eine Ausschreibung des Bundes und muss seine Rechnungen ab sofort als XRechnung stellen. Im ERP hinterlegt er die von der Behörde mitgeteilte Leitweg-ID am Kundenstamm und aktiviert das XRechnungs-Ausgangsformat. Beim Fakturieren erzeugt das System aus dem Verkaufsbeleg automatisch eine EN-16931-konforme XML-Datei und übermittelt sie über die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes.
Vor dem Versand prüft das ERP die Rechnung gegen die hinterlegten Geschäftsregeln – fehlt etwa eine Pflichtangabe oder passt der Steuerausweis nicht, wird der Beleg gar nicht erst übertragen, sondern zur Korrektur zurückgestellt. So vermeidet der Betrieb Rückweisungen, verkürzt seine Zahlungsziele und archiviert jede XRechnung revisionssicher im Originalformat für die spätere Betriebsprüfung.
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