Mandant
Ein Mandant ist eine in sich abgeschlossene, buchhalterisch und organisatorisch eigenständige Einheit innerhalb einer ERP-Installation – meist eine rechtlich selbstständige Firma mit eigenem Datenbestand.
Ein Mandant ist eine in sich abgeschlossene, buchhalterisch und organisatorisch eigenständige Einheit innerhalb einer ERP- oder Buchhaltungssoftware. Technisch bündelt ein Mandant alle Daten – Stammdaten, Belege, Buchungen, Konten und Auswertungen – die zu genau einem abgrenzbaren Betrieb gehören. In der Praxis entspricht ein Mandant fast immer einer rechtlich selbstständigen Firma: einer GmbH, einer AG, einem Einzelunternehmen oder einer Tochtergesellschaft mit eigener Bilanzierungspflicht.
Der Begriff stammt ursprünglich aus der Rechenzentrums- und DATEV-Welt, wo ein Steuerberater die Buchhaltung vieler „Mandanten" (Klienten) getrennt führte. In modernen ERP-Systemen bezeichnet er die oberste Trennebene: Zwei Mandanten teilen sich dieselbe Software-Installation, sehen aber standardmäßig nichts voneinander. Jeder Mandant hat seinen eigenen Nummernkreis, seinen eigenen Kontenrahmen und seine eigene Datenhoheit – so, als liefe er auf einem separaten System.
Auf einen Blick
- Oberste Datentrennebene im ERP – meist eine rechtlich eigenständige Firma
- Eigener Kontenrahmen, eigene Belegnummern und getrennte Auswertungen je Mandant
- Mehrere Mandanten laufen auf einer gemeinsamen Software-Installation
- Datentrennung erfolgt strikt: Ein Mandant sieht standardmäßig keine Daten des anderen
- Grundlage für Konzernstrukturen, Franchise und Steuerberater-Mandate
Wie ist ein Mandant aufgebaut?
Ein Mandant fasst zwei Datenarten zusammen: mandantenspezifische Daten, die nur ihm gehören, und – je nach System – geteilte Konfigurationsdaten, die alle Mandanten nutzen. Zu den mandantenspezifischen Daten zählen Debitoren und Kreditoren, Artikel- und Kundenstämme, alle Belege vom Angebot bis zur Rechnung sowie sämtliche Buchungssätze und Salden. Geteilt sein können hingegen technische Einstellungen, Benutzerkonten, Rollen oder Steuerschlüssel-Vorlagen.
Jeder Mandant besitzt einen eindeutigen Schlüssel – oft eine Mandantennummer –, der intern an jeden Datensatz gehängt wird. Dieser Schlüssel sorgt dafür, dass eine Auswertung, ein Beleg oder eine Buchung immer genau einem Mandanten zugeordnet ist und nie versehentlich in einen anderen „überläuft".
Stammdaten, Belege und Buchhaltung je Mandant
Innerhalb eines Mandanten wiederholt sich die komplette betriebswirtschaftliche Struktur: ein eigener Kontenrahmen (z. B. SKR 03 oder SKR 04), eigene Nummernkreise für Rechnungen und Aufträge, eigene Kostenstellen und ein eigenständiger Jahresabschluss. Zwei Firmen im selben ERP können damit unterschiedliche Kontenrahmen, Währungen oder Geschäftsjahre führen, ohne sich gegenseitig zu stören. Ebenso hinterlegt jeder Mandant seine eigenen Firmenstammdaten – Name, Anschrift, Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer –, die automatisch auf den Belegen und in den Steuermeldungen genau dieses Mandanten erscheinen.
Warum ein Mandant wichtig ist
Der zentrale Nutzen eines Mandanten ist die saubere rechtliche und wirtschaftliche Trennung mehrerer Firmen bei gleichzeitig gemeinsamer IT. Ein Unternehmen mit einer Holding und mehreren Tochtergesellschaften kann alle Einheiten in einem einzigen ERP abbilden, jede als eigenen Mandanten – und spart sich damit den Betrieb, die Wartung und die Lizenzierung mehrerer getrennter Systeme.
Gleichzeitig bleibt die Buchhaltung jeder Firma revisionssicher getrennt: Jeder Mandant erstellt eine eigene Bilanz, eine eigene Umsatzsteuer-Voranmeldung und eigene Auswertungen. Für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer ist diese Trennung Pflicht – jede juristische Person muss buchhalterisch eigenständig darstellbar sein. Trotz Trennung lassen sich über Mandantsgrenzen hinweg konsolidierte Konzernauswertungen erzeugen, wenn das System dies unterstützt.
Der Mandant im ERP-System
Fast jedes ERP fragt beim Login oder in den Systemeinstellungen, in welchem Mandanten gearbeitet wird. Danach filtert die Software automatisch alle Ansichten, Listen und Berichte auf diesen Mandanten. Die Fähigkeit einer Software, mehrere solcher Einheiten sauber getrennt in einer Installation zu betreiben, heißt Mandantenfähigkeit – ein zentrales Auswahlkriterium für Unternehmensgruppen und für Cloud-ERP-Anbieter, die viele Kunden auf gemeinsamer Infrastruktur bedienen.
Technisch wird die Trennung unterschiedlich umgesetzt: entweder über getrennte Datenbanken je Mandant, über getrennte Schemata oder über eine gemeinsame Datenbank mit Mandanten-Kennung in jeder Tabelle. Für die Anwenderin ist der Unterschied unsichtbar – entscheidend ist, dass Berechtigungen und Datensicht zuverlässig am Mandanten enden.
Berechtigungen und Mandantszuordnung
Über die Rechteverwaltung wird gesteuert, welche Benutzer welche Mandanten überhaupt sehen und bearbeiten dürfen. Eine Sachbearbeiterin kann etwa nur auf den Vertriebsmandanten zugreifen, während die Konzernbuchhaltung mehrere Mandanten parallel bearbeitet. Diese Zuordnung ist ein wesentlicher Baustein von Datenschutz und interner Kontrolle: Sie verhindert, dass Belege oder Umsätze einer Firma für Unbefugte einer anderen sichtbar werden.
Abgrenzung: Mandant vs. verwandte Begriffe
Der Mandant wird häufig mit anderen Organisationseinheiten verwechselt. Ein Buchungskreis (in manchen Systemen auch „Firma" genannt) ist die Ebene, auf der eine vollständige Bilanz und GuV entsteht; oft entspricht ein Mandant genau einem Buchungskreis, in großen Systemen kann ein Mandant jedoch mehrere Buchungskreise umfassen. Eine Kostenstelle dagegen ist eine feinere Untergliederung innerhalb eines Mandanten und keine eigene rechtliche Einheit.
Auch von der Filiale oder Niederlassung ist der Mandant zu unterscheiden: Filialen gehören meist zur selben juristischen Person und damit zum selben Mandanten, werden intern aber über Kostenstellen oder Lager getrennt. Erst wenn eine Einheit rechtlich selbstständig ist und eine eigene Bilanz braucht, wird sie üblicherweise als eigener Mandant angelegt.
DACH-Besonderheiten
Im deutschsprachigen Raum ist der Mandantsbegriff eng mit der DATEV-Systematik verbunden: Steuerberater führen ihre Klienten seit Jahrzehnten als getrennte Mandanten mit eigener Mandantennummer. Beim Datenexport an DATEV oder BMD wird pro Mandant ein eigener Buchungsstapel übergeben, der Kontenrahmen (SKR 03/04) und Berater-/Mandantennummer eindeutig zuordnet.
Für die GoBD-konforme Aufbewahrung gilt die Trennung ebenfalls: Jeder Mandant muss seine Belege und Buchungen unveränderbar und nachvollziehbar vorhalten. Bei einer Betriebsprüfung wird stets ein einzelner Mandant – also eine juristische Person – geprüft. Eine saubere Mandantsstruktur ist damit nicht nur eine technische, sondern auch eine rechtliche Notwendigkeit.
In Österreich und der Schweiz gilt dieselbe Grundlogik, nur mit anderen Rahmenwerken: In Österreich orientiert sich der Kontenrahmen am Einheitskontenrahmen, in der Schweiz meist am Kontenrahmen KMU, und beim Steuerberater-Export übernimmt in Österreich häufig BMD die Rolle von DATEV. Wer international aufgestellt ist, legt zudem pro Land oft einen eigenen Mandanten an, um abweichende Währungen, Steuersätze und Meldepflichten sauber zu trennen.
Praxisbeispiel
Beispiel: Handelsgruppe mit drei Firmen in einem ERP
Eine mittelständische Handelsgruppe betreibt eine Vertriebs-GmbH, eine Logistik-GmbH und eine Holding. Statt drei getrennte Systeme zu betreiben, legt sie alle drei als eigene Mandanten in einer ERP-Installation an. Jeder Mandant hat einen eigenen Kontenrahmen, eigene Rechnungsnummernkreise und eine eigene Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Die Buchhaltung arbeitet mit einem Login, das alle drei Mandanten sehen darf, und wechselt per Mandantsauswahl. Der Vertriebsinnendienst dagegen ist nur für die Vertriebs-GmbH berechtigt und sieht die Logistikdaten nie. Zum Jahresabschluss erstellt jeder Mandant seine eigene Bilanz; für die Bank wird zusätzlich eine konsolidierte Konzernauswertung über alle drei Mandanten gezogen.
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